Många tycker att en receptionist och en sekreterare har samma jobb, samma ansvar och de två jobbtiteln är utbytbara. Anledningen till att människor håller detta antagande beror på att både sekreterare och receptionister ofta svarar på telefoner och utför klara uppgifter. De två jobben är helt annorlunda eftersom en sekreterare och en receptionist har olika roller och krav.
Sekreterare
En sekreterares uppgifter varierar beroende på typ av sekreterare och organisationens storlek. Affärsutvecklingen har förändrats med tekniska framsteg. Tidigare hade varje chef sin egen sekreterare. På grund av e-post och automatiserad röstbrevlåda kan en sekreterare arbeta för flera chefer. I ett litet företag kan det finnas en sekreterare för alla chefer. Hon hanterar hela posten, schemalägger möten, beställer leveranser och svarar på telefonen. Om sekreteraren bara arbetar för en eller två chefer får hon ofta ytterligare uppgifter som liknar en administratörs. Till exempel kan en personalresekreterare kolla referenser. En sekreterare brukar ha minst ett gymnasiet diplom, och många kontor föredrar att anställa dem som har en liberal arts examen, sekreterarträning eller en examen eller certifiering från en administrativ supportskola. En sekreterare måste också ha en snabb skrivhastighet, kunskap om datorer och kommunikation och människors färdigheter, rapporter från statsuniversitetet.
receptionister
En receptionist är den som du först ser när du går in i dörren till ett företag. Receptionisten hälsar besökare, svarar på telefonen, skriver brev och dokument och håller mottagningsområdet rent under arbetsdagen. En receptionist kan också underteckna besökare i och från ett företag, sortera post, upprätthålla en loggbok för anställda och korrekturlästa bokstäver, rapporter och e-postmeddelanden. Ett gymnasiet är vanligtvis föredraget. Men om du är intelligent och har en vänlig upplevelse och utseende, värderar arbetsgivare ofta de kvaliteterna över formell utbildning. Vissa företag erbjuder utbildning på plats till receptionister, enligt State University.
Skillnader i arbetsansvar
En del av en receptionists ansvar är att hälsa på företagets besökare; en sekreterare är vanligtvis inte ansvarig för hälsning besökare. En sekreterare kan hälsa på besökare, men bara om de besöker en av de särskilda cheferna som sekreteraren arbetar för. Sekreteraren arbetar specifikt för en eller flera chefer. Receptionisten representerar hela företaget och fungerar inte specifikt under någon. En sekreterare kan ha ytterligare ansvarsområden, såsom planering av möten, beställning av varor, researrangemang och hantering av småkassor. Han kan också ha ytterligare ansvar beroende på hans typ, såsom juridisk, finansiell eller marknadsföring. Receptionistens ansvar är allmänhälsning, telefonsvarare, sortering av brev och andra små ansvarsområden som bestäms av företaget, enligt State University.
Andra skillnader
Receptionistens skrivbord ligger ofta i företagets mest synliga område. Hon är den första personen du ser när du går in i företaget. Sekreterarens kontor eller område ligger ofta nära de chefer som hon arbetar för. Också en sekreterare är vanligtvis skyldig att ha minst ett gymnasiet diplom och till och med en college certifiering eller examen. För en receptionist föredras ett gymnasiet diplom men inte alltid krävs. Från och med 2009 var den genomsnittliga årslön för receptionister och informationskollegor 261010 dollar, den genomsnittliga årslönen för sekreterare på lägre nivå var 31.060 dollar och den genomsnittliga årslön för verkställande sekreterare och administrativa assistenter var 441010 dollar, enligt presidiet för arbetsstatistik.
