Om du någonsin har sökt efter en anställd och äntligen upptäckt - efter att ha frågat tre olika personer - att han är på semester eller ute till lunch, kan ett inloggningsark vara en värdefull tidsbesparare. Arbeta inloggningsblad kan vara till hjälp för övervakning av anställdas ankomst och avgång samt en informell metod för att spåra arbetstiden för beräkning av lönecheck. Dessutom kan du använda arbetsinloggningsblad för att avgöra vilka projekt anställda arbetar för närvarande.
Bestäm syftet med ditt inloggningsark. Utse en personalpersonal för personal för att upprätthålla noggrannheten, fullständigheten och lagringen av inloggningsarken. Vissa inloggningsark är för tidsåtgärder som löneavgiften använder för att beräkna löner, därför är det viktigt att du behåller dessa som officiella handlingar precis som andra anställningsregister. Andra inloggningsblad är användbara för att ange vilka anställda som är på jobbet och i lokalerna och vem är ute av kontoret eller på semester. Om du använder inloggningsark utöver officiella tidsposter är det inte lika viktigt att spara inloggningsblad som en del av ditt företags officiella löne- och anställningsregister.
Få en anställdräkning och sortera anställda efter rang eller position, avdelning och jobbtitel. Baserat på vad du tänker åstadkomma genom att spåra anställda loggar in, kanske du vill korsa höga chefer och chefer från listan. Om listan är avsedd för närvaro eller för att bestämma när vissa anställda är in eller ut på kontoret, lämna listan intakt med namnen på alla anställda. Om ditt syfte är att delegera arbetsuppdrag, bestämma huruvida anställda ska vara privilegierade till arbetsuppgifterna för chefer och chefer och ändra din lista i enlighet med detta.
Sortera anställda med skift eller arbetsschema. Skapa till exempel tre separata listor eller inloggningsblad om ditt företag är en dygnsoperation. Anställdas namn ska sorteras efter dagskvällar, kvälls- och senskift.
Ange anställdas namn, först efter avdelning och sedan i alfabetisk ordning, på kalkylbladets vertikala axel. Till exempel, på vänster marginal på den vertikala axeln, lista "Human Resources" och namnen på personalresursanställda under avdelningsnamnet.
Skriv rubriker i kolumnerna längs kalkylarkets horisontella axel. Om du inte anger avdelningsnamnen på den vertikala axeln, skapa en kolumn till höger om varje anställds namn för att ange den avdelning som arbetstagaren arbetar med. Fortsätt med kolumnrubriker som "Anställd ID-nummer" och en kolumn för " Utanför kontoret. "För att spåra dagstidningar, skriv" Tid in "och" Time out "följt av två identiska kolumner för" Time in "och" Time out "för att spela in lunchtid. Tänk på en annan kolumn längst till höger om kalkylbladet för anteckningar eller ytterligare information, till exempel projekt eller arbetsuppgifter.
Lägg in arbetsinsökningsarken på ett tydligt ställe vid en anställdas ingång och ersätt dem dagligen eller vid behov.
Varning
Om dina anställdas identifikationsnummer är identiska med Social Security nummer, behåll konfidentialiteten av anställdas information och inkludera inte denna kolumn i kalkylbladet. Använd din oberoende dom i ditt beslut att inkludera andra former av anställningsidentifikationsnummer.
