Oavsett om du är associerad med en skola, organisation eller företag, kan du bli kontaktad av leverantörer som ber dig att använda leverantörens tjänster eller produkter. Om du inte är intresserad av vad de måste sälja, få ett bättre erbjudande från en annan leverantör som säljer en liknande produkt eller tjänst, eller om du inte är intresserad just nu, men vill ompröva sitt erbjudande i framtiden, kommer du bör följa några grundläggande steg när du kommunicerar till en leverantör som du inte är intresserad av sitt erbjudande.
Formatera ditt brev
Formatera ditt brev i formell företagsbrevstil. Detta innebär att allt skrivande kommer att vara inriktat till vänster, enkelavstånd, med en fullständig tomlinje mellan varje element och ett stycke. Att använda ditt företags brevhuvud är att föredra.
Inkludera din returadress. Den första raden i ditt brev kommer att vara din gatuadress. Den andra raden kommer att innehålla din stad, stat och postnummer. Om du använder ditt företags brevhuvud med angiven returadress kan det här steget hoppas över.
Identifiera det datum du skriver brevet efter din returadress. För att vara trogen mot professionell affärsbrev format, bör du skriva datumet så att dagen är första, då månaden och slutligen året. Inga komma är nödvändiga i detta datingsformat. Lämna en hel blank linje efter dagens datum.
Identifiera vem det är du skickar ditt brev till. Det här avsnittet består av fem linjer. Den första raden innehåller mottagarens fulla namn; Den andra raden identifierar sin titel (som Manager); den tredje raden identifierar det företag den enskilda arbetar för; den fjärde raden innehåller gatuadressen; och den femte och sista raden innehåller stad, stat och postnummer.
Öppna och stäng ditt brev korrekt. Den vanligast accepterade hälsningen börjar med "Kära", då mottagarens namn i formellt format (John Smith, Mrs Sally Walker) följt av ett kolon. Det vanligaste accepterade stängandet är "Med vänliga hälsningar" följt av ett komma och tre tomma linjer där du skriver din signatur. Följ din signatur med ditt typnamn, din position och ditt företag.
Skriv ditt brev
Förklara att du har läst sitt förslag, men väljer att skicka vid den här tiden.
Ge en förklaring till varför du inte är intresserad, huruvida det är timing, nuvarande behov eller kostnad. Om leverantören vet varför du inte är intresserad av den här tiden kanske de kan tillgodose ett andra förslag som bättre passar dina behov.
Tack säljaren för att utarbeta ett förslag. Ange när du vill höra från honom igen, om du är så intresserad.
Varning
Gör inga åtaganden i ditt brev, eftersom dessa kan betraktas som juridiskt bindande.
