Vid affärstransaktioner kan det finnas tillfällen då ett problem uppstår som inte enkelt kan lösas via telefonsamtal. Problem kan uppstå på grund av kvaliteten på de mottagna varorna, sena leveranser, dålig service, sena betalningsstraff eller att inte fullgöra en uppgift inom den föreskrivna tidsramen. Du måste uttrycka dina farhågor skriftligen.
Granska inköpsordern och avtalet om de villkor som gäller för varor eller tjänster som du inte är nöjd med. Om du redan har ringt telefonsamtal skickar du ett brev som beskriver dina problem och vad leverantören sa som svar.
Skriv ett brev till säljaren som beskriver dina problem. Förvara kopior av alla bokstäver du skickar till säljaren. Efter varje kontakt skickar säljaren ett bekräftande email som beskriver problemen som behandlades på ett tillfredsställande sätt och eventuella utestående problem. Detta kan vara en kort not, men håll den respektfull och professionell.
Om du inte har fått fullständig tillfredsställelse behöver du codifiera dina klagomål i ett mer formellt missnöjebrev till en leverantör. Viktiga saker att inkludera i brevet är: Villkoren för avtalet, leverans- eller prestationsdatum, problem som uppstått och kopior av de e-postmeddelanden som du har skickat angående problemen.
Medan en rättegång alltid är möjlig att lösa ett problem med en leverantör, borde detta vara sista utväg. Rättegångar är dyra och tidskrävande. Om ett rättegång är absolut nödvändigt kommer leverantörens klagomål att vara en stor tillgång till ditt ärende.
tips
-
Håll tonen professionell och använd inte sarkasm eller hot. Målet är att lösa problem som inte förvärrar dem.
