I alla affärsinställningar är möten oundvikliga. Många gånger än inte, folket krävde att delta i dessa möten, se dem med skräck. Kanske beror det på att de löper för länge, eftersom det inte finns någon tydlig anledning till att mötet ska äga rum eller att någonting aldrig verkar lösa av dessa möten. De uppenbarligen inte möter fem Ps effektiva möten: syfte, produkt, deltagare, sannolika problem och processer.
Ändamål
Ett mötes syfte definieras som anledningen till att mötet måste hållas, dagordningen eller de viktigaste målen som måste diskuteras av deltagarna. Om det inte finns några problem som ska diskuteras är det ingen anledning att ringa ett möte. Möten utan tydligt syfte är slöseri med allas tid.
Produkt
Produkten av ett möte beskriver det önskade resultatet som ska uppnås när allt är sagt och gjort. Detta är inte bara det önskade resultatet av mötet, men också de önskade resultaten av eventuella framtida företagsprojekt och varor som diskuteras under mötet. Att ange mötesens produkt uppehåller möten på spår, håller konversationer från att strida mot ämnen som inte uppfyller mötesets syfte.
Deltagarna
Mötesdeltagare omfattar bara de personer som behöver engagera sig, de personer som har synpunkter eller jobb påverkar direkt mötet och syftet med mötet. Till exempel skulle sjukhusmedicinsk personal inte vara deltagare i ett möte om sjukhusens datorsystem. Sjuksköterskor och läkare skulle emellertid delta i möten som involverar hälso- och sjukdomsfrågor eller möten som hjälper dem att få de fortsatta utbildningsenheterna, CEU, som krävs för att hålla sina licenser uppdaterade.
Sannolika problem
De sannolika frågorna är de problem som sannolikt kommer att uppstå bland deltagarna, problemen som de ser med det aktuella läget för punkterna på dagordningen eller eventuella problem som de förutser med potentiella lösningar som uppkommit under mötet. Sannolika problem är också att fånga några misstag som kan ha kommit iväg under förberedelserna inför mötet. Exempelvis ger någon en presentation om möjliga lösningar på de problem som anges på dagordningen. Någon i mötet kan märka att en eller två fakta saknas, och att dessa fakta eventuellt kan få en djupgående effekt på mötesresultatet eller lösningen. Problemen kan vara ett problem med kostnaden för ett projekt eller den tid som är inblandad i ett projekt.
Bearbeta
Mötesprocessen innehåller de åtgärder som krävs för att hålla mötet på rätt sätt och uppnå mötesformålen. Det kan också innefatta att skapa en plan för att uppnå framtida projekt och varor för att hålla dem på rätt väg mot slutförandet. Med processen som anges i steg före tiden kan alla involverade ett sätt att se till att de uppnår målet och resultatet av mötet, projektet eller merchandising. Det är ett sätt att följa framstegen i mötet.
