Ett möte kan definieras som en samarbetsprocess som är utformad för att svara på vem, varför, hur och vad av ett visst mål. Kännetecken på ineffektiva möten är passiva deltagare och en regurgitation av tidigare diskuterade ämnen. Effektiva möten är i huvudsak motsatsen till det. Effektiva möten kan öka produktiviteten, anställdas moral och vinst.
Fungera
De fem stegen för att förbereda och genomföra effektiva möten, även kända som fem P: er, är: syfte, plan, deltagare, deltagande och perspektiv, notera David Whetten och Kim Cameron i boken "Utveckla ledningsfärdigheter". Syftet anger tydligt avsikten att mötet. Planen är handlingsförloppet under mötet. Deltagare inkluderar deltagare och facilitators. Deltagande är nödvändig från deltagarna och facilitatorerna. Perspektiv är det mål som mötet syftar till att uppnå och en sammanfattning av de avtal som följer av mötet.
Verktyg
Spel är bland de mest effektiva verktygen som används för att genomföra framgångsrika möten. Snabb, billig, anpassningsbar, låg risk och deltagande spel rekommenderas. Brainstorming är ett annat verktyg som används för att samla information och förklara ett problem eller en situation. Andra verktyg för effektiva möten är enkäter, enkäter, intervjuer och arbetsblad.
egenskaper
Effektiva möten är fantasifulla, deltagande, innovativa och engagerande. De börjar och slutar i tid. Någon har tilldelats för att hålla reda på minuter och dagordningen. Planerade raster uppträder vid bestämda tider. Livliga och positiva diskussioner uppmuntras. Deltagarna får utvärdera mötet. Effektiva möten slutar med en vänlig anteckning med facilitator som säkerställer harmoni mellan deltagarna.
Frekvens och varaktighet
Peter Honey skriver i boken "Förbättra dina människors färdigheter" att effektiva möten utförs idealiskt maximalt en gång i veckan, vanligtvis för samma deltagare. De mest framgångsrika mötena avvecklas om en timme och sträcker sig vanligtvis inte till två timmar.
Betydelse
Dåligt förvaltade möten har en negativ inverkan på anställdas moral, vilket gör att vissa blir skeptiska och pessimistiska, medan andra blir apatiska och ouppmärksamma. Ineffektiva möten, noterar Barbara J. Streibel i boken "Chefguiden till effektiva möten", kostar företag miljarder dollar varje år i förlorade möjligheter och förlorad tid. De skadar bilden av en organisation, lyfter fram sin ineffektiva hantering och minskar produktiviteten. Effektiva möten bevarar två av företagets mest värdefulla resurser: tid och talang. Samarbetande och effektiva möten aktiverar anställda.
