Vare sig att kommunicera med anställda, leverantörer eller kunder, vilket garanterar att du producerar effektiva meddelanden är avgörande för framgången för ditt företag. För att säkerställa att din företags kommunikation är på mål bör du se till att den innehåller de fem egenskaper som är gemensamma för de mest effektiva meddelandena.
Tydligt syfte
Effektiva meddelanden inkluderar ett tydligt syfte att informera, övertyga eller samarbeta med den avsedda publiken. Meddelandet ska utformas enligt publikens nivå av förståelse, potentiell reaktion och relation med kompositören. I allmänhet är det bäst att bara inkludera en huvudidé i varje meddelande, om inte det finns nära relaterade problem som måste åtgärdas tillsammans. Att ha ett tydligt syfte i affärskommunikation kommer också att hjälpa till att avgöra vilket medium som används för att leverera meddelandet.
Lämpliga kanaler
Det är också viktigt att välja lämplig kanal för att leverera meddelandet. E-postkommunikation kan användas för leverans till stora publik, medan ansikte mot ansikte kommunikation passar mindre grupper. Formell kommunikation som behöver dokumentation, som anställdas recensioner eller policyändringar, kommer bäst att vara i skriftlig form. Det är upp till avsändaren att bestämma vilket uttag som är mest lämpligt för ett visst meddelande. Till exempel är en videopresentation som tillkännager en företagsamhet ett kreativt och roligt sätt att excitera medarbetare, medan videoklipp för att tillkännage en död i VD: s familj kan komma överens som okänslig. Mediet bör komplettera, inte snedvrida, syftet med meddelandet.
Rätt fakta
Företagskommunikation kräver hög noggrannhet vid rapportering av information. Kännetecken för effektiva affärsmeddelanden inkluderar tydliga datum, fakta, resurser och scheman som bör dubbelkontrolleras för fullständighet och tydlighet. Effektiva meddelanden är också fria från jargong, slang och "företagspresentation". Till exempel, i stället för att säga det, använder bolaget höga möjligheter att expandera på strategier, "förenkla det genom att säga" vårt team använder de bästa resurserna för att hjälpa vår verksamhet att växa."
Kompletta meddelanden
Skriftlig och muntlig kommunikation kommer endast att vara effektiv när meddelandena är färdiga. Företagsmeddelanden som bara berättar för en del av berättelsen kan göra att man förvirrar mottagare och misslyckas med att engagera dem som avsedda. Ett bra test är att fråga om något meddelande svarar på alla följande frågor: vem, vad, när, var, varför och hur. Det enda sättet för anställda, leverantörer eller affärspartners att kunna agera på ett meddelande är om de har full omfattning.
Kreativa egenskaper
Oavsett om affärskommunikation är avsedd för riskkapitalister eller säkerhetspersonal, uppmärksammar människor bara vad som intresserar dem. De mest effektiva meddelandena är korta, engagerande och till den punkten. De flesta människor kommer inte hitta alla meddelanden intressanta, så effektiv meddelandehantering i företagskommunikation bör innehålla lite kreativitet. Sammanfattande och kondenserande meddelanden ökar chansen att de kommer att läsas, samtidigt som de framhäver ideer av stort intresse kommer att uppmuntra till feedback och handling.
