En förfrågan om förslag, även känt som en RFP, är ett dokument som du skapar när du behöver skaffa nya varor eller tjänster till ditt företag. En RFP stavar ut dina specifika behov till potentiella leverantörer och uppmanar dem att skicka bud för att du ska granska, så att du kan välja leverantör som kan erbjuda den bästa servicen för ditt företag inom den budget du tillåter. Medan det inte finns något standardiserat format för att skriva RFP-filer, kommer dessa steg-för-steg-instruktioner att hjälpa dig att skapa en effektiv och tydlig RFP för alla företagsbehov.
Föremål du behöver
-
Dator med ordbehandlingsprogram
-
Skrivare (för mailing)
-
Papper (för mailing)
-
Kuvert / porto (för postering)
-
Tillgång till Internet (för e-post)
Bestäm dina behov. Du vill spendera tid på att bestämma exakt vad du ber om och hur mycket du är villig att betala för det. En RFP kommer att täcka både dina nödvändiga "ha-till-haves" (dina krav) och din "trevliga till-haves" (dina önskemål), men se till att identifiera vad en leverantör måste tillhandahålla eller tillhandahålla för att få din verksamhet. Detta är en viktig del av processen. Om du inte kan definiera dina behov tydligt kommer du inte att få tillbaka förslag som möter dessa behov.
Utarbeta en översikt. Återigen, medan det inte finns några svåra och snabba regler för hur du skriver en RFP, ge dig den mest exakta och specifika informationen du kan. Åtminstone kommer du förmodligen att hitta dig själv med rubrikrubriker som innehåller en introduktion (inte bara en introduktion till ditt företag, men till projektet / behovet och hur du vill se detta behov adresserat), krav ("har -till-haves "), de urvalskriterier du ska använda för att bestämma vem du ska tilldela budet, budgeten (hur mycket du är villig att spendera) och tidslinjer (hur snabbt behöver du det här). Det kan hända att du lägger till eller subtraherar sektioner, efter behov för din specifika RFP, eller till och med lägger till underavsnitt för extra information som en leverantör behöver veta innan du bjuder.
Klipp ut dina krav avsnitt. Detta är oftast den längsta delen och den som kräver mest uppmärksamhet. Var noga med att stava ut vad du behöver gjort, inte hur du behöver det, om inte processen är en specifik och väsentlig del av projektet. Använd också klara ord för att skilja mellan din "måste ha" (använd vilja, måste och krävs) och "trevligt att ha" (kanske, kan och valfritt).
Skriv din RFP. Du kan söka online för exempel RFP om du har författarens block.
Stavningskontroll och korrekturläsa din RFP. I vissa branscher kan en felplacerad decimalpunkt göra en stor skillnad.
Distribuera din RFP. Du kan maila eller maila det till potentiella leverantörer du är bekant med eller göra den tillgänglig på andra sätt, till exempel att placera den på företagets hemsida.
Välj ditt vinnande bud.
tips
-
Förbered din RFP 8 - 10 veckor innan du behöver projektet eller tjänsten. Detta ger tid för förslag att filtrera in och göra det bästa beslutet möjligt.
Bestäm i förväg vilka urvalskriterier du ska använda för att bestämma det vinnande budet. Alla företag har olika styrkor och kommer att skräddarsy sitt förslag för att spela till dessa styrkor. Letar du efter det bästa priset, den mest erfarna leverantören eller den snabbaste vändningstiden?
Du kan kräva att leverantörerna förbereder sina förslag på ett visst sätt eller format, men berätta för dem detta krav i RFP.
Varning
Leverantören betalar vanligtvis att förbereda sitt eget förslag / bud som vanlig praxis i de flesta branscher. Men du kanske vill stava detta klart i din RFP.
