Varje förfrågningsansökan bör innehålla ett brev, även om ditt bud innehåller en sammanfattning. Var och en tjänar ett annat syfte, och de arbetar inte bara för att skapa ett bra intryck, men också för att bevisa att du förstår både klienten och jobbets krav. Men eftersom ett brev bör visa att du förstår kundens nyckelkrav utan att bli ett mini-förslag, tycker vissa att det är svårare att skriva.
Ställ in rätt ton
Ditt förhållande till den potentiella kunden, och ibland instruktioner i RFP-satsen, avgör om bokstaven ska ha en formell eller personlig ton. Så länge du är ärlig och uppriktig, är personliga brev där du komplimangerar och tackar kunden ofta de mest effektiva. Till exempel, inkludera uttalanden som "Jag vill ta tillfället i akt att tacka för all din hjälp" och "din hjälp och vägledning visat sig vara ovärderlig" i brevets kropp.
Format och stil
Använd brevpapper och företagsbrevformat, dela brevet i tre sektioner: en introduktion, en kropp och en kort avslutande paragraf. Använd en serif-typsnitt, till exempel Garamond, Georgia eller Times New Roman, så många som serif-teckensnitt är lättare att läsa. Begränsa ditt brev med högst en eller två sidor.
Öppningen
Öppna brevbrevet med en kort, relevant öppningsdeklaration som "Innehållet är det förslag jag lovade dig" eller "Jag tyckte om att prata med dig om ditt förslagsprojekt." Följ detta med en paragraf där du kommunicerar fullständig förståelse genom att ändra det specifika krav som driver RFP. Berätta för läsaren om förslaget innehåller några bilagor, och om det gör det, markera innehållet kort och avsluta introduktionen genom att ange tidsramen för att prisnoteringen är giltig.
Kroppen
Inkludera eventuell nödvändig information, t.ex. företagets historia, kvalifikationer eller referenser som RFP kan kräva i brevets kropp. Fokusera resten av brevet om att ta upp upp till fyra nyckelkundsbehov. Använd till exempel punktpunkter för att sammanfatta hur din produkt eller tjänst kommer att uppfylla kundens viktigaste behov. Expandera sedan på varje punkt i de övriga punkterna.
The Close
I slutet av avsnittet, var noga med att ge fullständig information till kontaktpersonen, inklusive namn, titel, adress, telefonnummer, faxnummer och e-postadress. Inkludera ett "nästa steg" eller samtal till handling, till exempel "Jag kommer att kontakta dig senare i veckan för att svara på eventuella frågor" eller "Jag kommer att ringa dig nästa vecka för att diskutera detta förslag" Slutför med ett artigt uttryck och ditt namn och din titel
