En av de mest frustrerande aspekterna av att driva ett företag handlar om dåliga kontroller. Att hantera returnerade kontroller kan vara en komplicerad affär. Det vanligaste problemet affärsägarna och cheferna möter är hur man broderar ämnet med en kund, speciellt om han är en vanlig. Kanske är det vanligaste och rättfärdiga sättet att samla in pengar med ett välformulerat brev om skulden.
Skriv brevet på ditt företags brevpapper. Förvirra inte problemet genom att begära betalning på ditt personliga brevpapper.
Använd lämplig hälsning för din kund, två platser under returadressen. Använd termen "Kära" plus efternamn som "Kära Mr Jones" eller "Kära fru Smith." Du kan använda den allmänna "Hej" eller "Greetings" istället, men en personlig adress är bättre. Undvik att använda ett förnamn eller en informell hälsning som "Hej".
Börja brevet genom att adressera skulden på ett icke-hotande sätt. Ett exempel på detta skulle vara: "Vi skriver för att meddela att en personlig check som du utfärdade oss återlämnades till oss utan betalt av banken." Fortsätt på ett sätt som ger mottagaren fördelarna med tvivel: "Vi är säkra på Det här representerar inget annat än en övervakning från din sida, och att du snabbt rätta till felet."
Ge alla detaljer angående den dåliga kontrollen, t.ex. bankens namn, checknummer och datum samt beloppet. Hänvisa också kundens kontonummer till ditt företag och dokumentera balansen på det kontot.
Hänvisa till din policy för avkastningskontroll om du har en. Till exempel, om du har en skriftlig policy som anger en avgift på 20 dollar för alla returnerade kontroller, skulle du citera från den och begära den tillsammans med beloppet av checken. Alltid ge kunden det belopp som är fullt belopp som till exempel "Vänligen uppge $ 150.00 för din returnerade check plus $ 20 returnerade checkavgift för totalt $ 170.00."
Informera kunden om hur han kan överlåta pengarna till dig. Till exempel kan du begära att han tar med pengar till din verksamhet eller postar en order eller certifierad check till din företagsadress. Ange också om du kan acceptera kredit- eller betalkort via telefon eller personligen.
Ange betalningsvillkoren: "Vänligen betala betalning inom 15 dagar." Stäng med en inbjudan till mottagaren att ringa dig med några frågor.
Logga ut och kopiera din advokat. Lägg till "esquire" till advokatens efternamn, så mottagaren vet att en juridisk professionell övervakar situationen. Du vill inte hota rättsliga åtgärder i ett första brev. Att lösa skulden är ett föredraget val. Att kopiera din advokat varnar subtilt mottagaren om att du får ta emot mottagaren till domstolen om problemet inte är löst.
tips
-
Om du inte hör från din gäldenär inom 10 arbetsdagar, följ upp med ett annat brev som betonar ditt behov av att höra tillbaka från honom inom en vecka. Om du inte får svar, eller gäldenären vägrar att betala, vänd saken till din advokat.
