Varje verksamhet, förr eller senare, trots sin bästa ansträngning, blir kort. Du kan misslyckas med att leverera något som lovat eller i tid. Dina tjänster kanske inte har uppmätt till kundens förväntningar. Vissa kunder kan ignorera problemet. andra kan skriva ett brev för att begära återbetalning. Alltid svara på en kund som tar tid att skriva till dig, även om du bestämmer dig för att inte ge ut ett bidrag. Ditt svar måste vara taktfullt för att få meddelandet över utan att alienera kunden.
Bestäm om du verkligen vill vägra kundens begäran om återbetalning. Utvärdera hennes förfrågan noggrant för att avgöra om det är rimligt. Tänk på möjligheten att förlora den här kunden och den effekt som förlusten av affärer skulle få på företagets intäkter. En återbetalning kan vara en rimlig kostnad för att behålla en kund. du kan behöva spendera betydande pengar på reklam för att ersätta henne. Överväg att erbjuda en koncession av något slag, kanske diskonterade tjänster i framtiden, som en kompromiss.
Beskriv orsakerna till dina handlingar. Detta kan vara i ditt sinne eller på en anteckningsblock. Beskriv orsakerna innan du börjar skriva, organisera dina tankar och vara säker på att du inte saknar några viktiga punkter. Du nekar återbetalningen eftersom du inte känner kunden har rätt till det, men du bör också notera eventuella ytterligare fakta om situationen. Exempel är att tjänsterna tillhandahölls i tid, eller att du gjorde allt du sa att du skulle. Situationen kan också vara en av köparens ånger och inte på grund av problem med din produkt eller tjänst.
Skriv ett grovt utkast av brevet. Var taktfull, men ange omständigheterna för avslaget direkt. Om du tror att köparen upplever köparens ånger, säg inte det i ditt brev. helt enkelt redogöra för fakta om att produkten eller tjänsten levererades enligt de överenskomna villkoren, och i det skick eller den kvalitet som utlovades. Erbjud någon koncession som är lämplig som en gest av god vilja, och klargör att det inte är för att någon är skyldig. Tacka kunden för hennes tidigare verksamhet och säg att du hoppas kunna tjäna henne i framtiden. Ange att du är tillgänglig om hon har frågor eller kommentarer.
Redigera brevet för tydlighet. Vänta ett tag innan du fortsätter med processen. ofta ser ett brev eller annat dokument betydligt annorlunda ut efter dig efter att ha tänkt på det ett tag. Kom ihåg att allt du skriver och skickar till en kund är en potentiell permanent post. Granska din ton noggrant och titta på nedlåtande eller sarkastiska ord i ditt skrivande som kan vara stötande och förstör alla chanser till framtida affärer med den här kunden eller andra personer hon delar brevet med.
Maila brevet till kunden. Skicka det vanligt första klassens mail med din signatur och kontaktinformation. Håll en kopia av brevet för dina poster och arkivera en kopia i alla kundfiler som du håller under hennes namn.
tips
-
Låt en affärskontor granska brevet för noggrannhet och klarhet, såväl som tonen. Olika människor kan tolka samma formulering på olika sätt.
Var noga med att granska brevet för stavning och grammatikproblem innan du skickar det.
Varning
Om avslaget på återbetalningen innebär betydande pengar, ska en advokat eller din inhemska juridiska grupp granska brevet för potentiella skulder och bestämma vad dina skyldigheter är i denna fråga.
