De flesta företag använder en mängd olika medier för att kommunicera med sina anställda, aktieägare, kunder och allmänheten. Det faktiska kommunikationsmediet bestäms vanligtvis av innehållet och målet för meddelandet och till vilken grupp du talar. Det är viktigt för företagen att fokusera både på intern och extern kommunikation. Vissa organisationer anställer yrkesverksamma för att hantera all sin kommunikation, till exempel medieplanerare, PR-företag, professionella copywriters och reklambyråer. Andra organisationer har en avdelning eller individ inom företaget som hanterar all kommunikation. I båda fallen desto mer riktade ditt meddelande till en nischgrupp, desto effektivare blir det.
Vad är intern kommunikation?
Intern kommunikation är all information som delas med anställda och aktieägare, inklusive bolagets styrelse eller aktieägare. Intern information, till exempel en företagspolicyändring, hålls vanligtvis privat eftersom meddelandet är antingen irrelevant för utomstående eller som ska behållas inom anställningsbasen.
Intern kommunikation bör planeras och är avsedd att påverka kunskap, attityder och beteenden hos medlemmarna i ditt företags team. Det är hur ett företag bygger en relation och förståelse med sina anställda på alla nivåer. Det kan driva produktivitet, lojalitet, innovation och tro på företaget, så alla anställda förstår hur de spelar en roll i organisationens övergripande framgång.
Vanlig intern kommunikation
Den största interna kommunikationen består av information som skickas från arbetsgivaren till arbetstagaren eller från anställd till anställd. Innehållet i dessa typer av kommunikation kan innehålla information om utbildning, förändringar i ledningen, policyer och rutiner och mötesinbjudningar. Några vanliga medier för dessa typer av meddelanden inkluderar e-postmeddelanden, memoarer, interna webbplatser, brev, möten och konferenssamtal. Aktieägare och anställda mottar ofta nyhetsbrev eller kvartalsrapporter om företagsmål och finansiell information också. Det kan vara användbart när man skapar intern kommunikation för att involvera anställda själva i skapandet av innehållet, så det är relatabelt och relevant, vilket hjälper dina anställda att känna att de har en röst. När det är klart gör interna kommunikation dina medarbetare till en del av din externa kommunikationsinsats.
Vad är extern kommunikation?
Extern kommunikation är all kommunikation till kunder, potentiella kunder och allmänheten utanför din organisation. Externa meddelanden kan innehålla information om nya produkter eller om ett företagsinitiativ. Externa meddelanden släpps vanligtvis för att få kunder, bygga företagets varumärke eller påverka hur allmänheten tycker om ditt företag. Din externa kommunikation kan hjälpa till att upprätthålla ett förhållande till samhället och hjälpa dig att samla in information från kunder och potentiella kunder. Extern kommunikation inkluderar även anslutningar till leverantörer, leverantörer, finansierare och andra affärspartners som ditt företag kan tillhandahålla produkter eller tjänster.
Vanlig extern kommunikation
När företag vill släppa information till kunder, kunder eller andra externa intressenter, använder de extern kommunikation. Organisationer använder olika kommunikationsmedia beroende på typen och målet för informationen. Till exempel informerar email, print, tv och radioannonser allmänheten om en försäljning eller ny produkt. Pressmeddelanden är formella meddelanden som kan tillkännage en ny ledarskapsuthyrning eller ett företagsinitiativ, till exempel en kommande välgörenhetsauktion eller professionell händelse, med avsikt att få intjänad mediedekning. Webbplatser och sociala medier är också betraktade som en del av en organisations externa kommunikationsplattform.
Vissa företag anlitar medieplanerare för att få sitt företag och deras information omnämnda i nyhetsartiklar. Kom också ihåg att tänka på dina anställda som partner när det gäller din externa kommunikation. Du måste se till att de är fullt informerade genom dina interna kommunikationsmetoder för att hjälpa dig att kommunicera effektivt med din externa publik.
Ytterligare överväganden på medium
Om du har ansvaret för att planera ditt företags kommunikation, välj det medium som passar själva meddelandet, både internt eller externt, varje gång du behöver kommunicera. Om informationen som du släpper ut är till exempel känslig eller privat, kan du behöva tillkännage det vid ett personligt möte snarare än att sända det via ett mail till alla anställda. Om ditt företag har en stor försäljning, vill du använda en annons för att informera allmänheten, snarare än aktieägarens nyhetsbrev för att tillkännage evenemanget.
Många företag har både interna och externa webbplatser som har lämpliga meddelanden. Med tanke på vem din publik är och vilket meddelande du delar varje gång du kommunicerar är nyckeln till företagssucces. Och kom ihåg att inte bomba intern och extern publik med alltför många meddelanden så att dina meddelanden inte blir utspädda eller ignoreras.
