Effektivisering av en upphandlingsprocess kräver att du skapar specifika inköpssteg för att minimera tiden mellan när en person begär en vara och när han tar emot den. Baserat på din nuvarande inköpsprocess kan du effektivisera ditt system genom att ändra vem som är involverad, bevilja mer inköpsmyndighet och upprätta specifika leverantörspolicyer.
Identifiera svagheter
Det första steget i att effektivisera din upphandling är att identifiera varför du vill göra det. Du kan vara överdriven. Dina anställda kan vara mindre produktiva eftersom de måste vänta på den utrustning de behöver. Dina kunder kan vara olyckliga eftersom du inte kan få material tillräckligt snabbt för att uppfylla beställningar. Dina former eller till och med bristen på effektiv pappersarbete kan orsaka flaskhalsar. När du väl vet vad dina inköpsproblem är, kan du undersöka din process för att se vad som kan orsaka problemet.
Centralisera eller decentralisera
Ett sätt att effektivisera din inköpsprocess är att centralisera den med en person eller avdelning. I stället för att ha en anställd, gå till sin avdelningschef, som sedan går till chefsdirektören, som sedan går till ekonomichef, låter anställda lämna in förfrågningar direkt till ett upphandlingsagent. Detta kan minska den tid det tar att få inköp godkända eftersom en person är ansvarig för tidslinjen.
Om du redan har denna typ av centraliserad inköpsprocess kan det här vara ditt problem. Detta kan hända när inköpsagenten är överväldigad med förfrågningar som hon måste undersöka. Om så är fallet, överväga att ha avdelningschefer godkänna inköp först, vilka de sedan skickar till finansavdelningen. För att få ut det mesta av denna typ av system, skapa ett "förfall" -datum för alla dina formulär för att se till att alla som är involverade vet när en order är förfallen och vet att de kommer att hållas ansvariga.
Öka inköpsmyndigheten
En annan metod för att effektivisera inköpen är att ge fler anställda befogenhet att göra inköp. Detta kan leda till överskridande om du inte anger specifika parametrar, t.ex. vilka varor och tjänster en viss anställd kan köpa, ett lock på hur mycket inköp han kan göra och vilka leverantörer han kan använda. Överväg att tillåta anställda myndigheten att göra mindre inköp, särskilt vanliga som vanligtvis godkänns, till exempel kontorsmaterial. Om du kan styra företagskreditkortanvändning av enskilda medarbetare, utfärda kort till anställda med inköpsmyndighet, så att de kan göra online, murbruk och telefonköp utan att behöva begära ett check eller kreditkortsinköp från bokföringsavdelningen. Skapa strikt företagspolicy för användning av företagskortskort.
Förhandsgodkännare
Om personalen behöver undersöka och bekräfta leverantörer varje gång de gör ett köp, skapa en lista över godkända leverantörer som de kan använda. Detta hjälper till att säkerställa att du arbetar med leverantörer du känner till och kan skapa volyminköp som kan leda till leverantörsrabatter. Ställ in ett inköpssystem med godkända leverantörer så att de inte behöver köra en kreditrapport om dig varje gång en anställd gör ett köp. Ge leverantörerna en lista över anställda som kan göra inköp, eller använd en företagsinkodskod du ger för att välja anställda. En begäran om förslagsformulär eller mall som dina anställda kan använda när de behöver flera bud på ett jobb, kommer att effektivisera processen genom att eliminera behovet av personal att skapa buddokument.
Förbättra köpschemaläggning
Om du vet på förhand måste du köpa specifika varor och leveranser, planera dessa inköp under långsamma tider hos ditt företag, i förväg. Detta kan hjälpa till att minska inköp som går vilse i ett hav av pappersarbete, vilket kräver förfrågningar på avdelningsnivå och snabba förfrågningar. Låt dina avdelningschefer lämna kvartalsvisa inköpsförfrågningar, inklusive leveransdatum, och få din inköpsagent att skapa en kalender för inköp.
