Strömning av policyer och förfaranden i en företagsinställning kan vara en svår process. Oavsett om företaget är en tillverkningsanläggning eller bara ett litet kontor, kommer det att dra stor nytta av att effektivisera alla policyer och förfaranden som företaget engagerar sig i. Detta projekt är svårt för en person att hantera i stor skala. Eftersom processen kräver studier av alla nivåer i företaget, kan det ta flera år innan uppgiften är fullständigt klar.
Undersök alla de policyer och rutiner som uppstår inom ditt företag eller det företag du jobbar med. Ta flera dagar för att observera varje avdelning i företaget och vilka policyer och förfaranden de gör varje dag.
Notera eventuella förfaranden och policyer som är överflödiga eller saktar produktiviteten hos anställda. Ta reda på hur lång tid det tar att få godkännande för uppgifter, tillsammans med eventuella licensieringar, notarier eller behörigheter från domstolar.
Utvärdera varje politik och procedur för kostnadseffektivitet, effektivitet och nödvändighet.
Skapa en ny policy- och procedurplan som eliminerar onödiga administrativa uppgifter, godkännanden eller pappersarbete. Till exempel kan anställda skriva in data i ett kalkylblad och maila det istället för att skriva ut en kopia.
Notera eventuella dubbla processer som förekommer i företaget, såsom granskning av ett projekt av flera olika personer. Eliminera så många dubbla steg som möjligt. Till exempel kan ett projekt som granskas av flera personer bara behöva en kvalificerad granskning.
Fråga medarbetare, chefer och även externa samarbetspartners som arbetar med företaget vad de skulle ändra på företagets policy och rutiner. Detta kan ge en hel del felaktiga policyer för att lysa och hjälpa till att skapa ett företag som alla nivåer är nöjda med.
Hitta det snabbaste och enklaste sättet att fylla i uppgifter genom att se flera anställda utföra samma uppgift. När du väl har upptäckt det perfekta sättet att utföra den uppgiften, träna alla andra medarbetare för att slutföra uppgiften på det sättet.
Reparera och uppgradera all utrustning, maskiner och datorer i företaget. Detta kommer att minska onproduktiv tid och hjälpa till att påskynda den slutliga processen.
Kontrollera alla manualer och träningsdokument. Förenkla allt språk och reducera alla onödiga delar av manualen för att ge en tydlig och koncis standard för att slutföra uppgifter.
Samla in alla data och skapa ett förslag för att eliminera onödiga policyer och förfaranden. Presentera uppgifterna till företagets ägare så att de kan avgöra vilka förändringar som ska genomföras.
