Att tolka affärspolitiken innebär oftast att förklara företagsprocedurer, ofta skrivna i byråkratiskt språk, till kunder som redan är irriterad och upprörd. Genom att bekräfta sin frustration och använda vanligt och vanligt språk för att beskriva vad som krävs av kunden att fortsätta kan kundservicerepresentanter sprida en spänd situation, maximera möjligheten att genomföra en lyckad transaktion och ge tips till annan information, såsom broschyrer, webbplatskopplingar och andra telefonnummer för hjälp och support.
Säkerhetskopiera affärspolicyn genom att beskriva hur det hjälper till att effektivisera affärstransaktioner som faktiskt hjälper kunderna på lång sikt. Ge information om varför ändringar i tidigare policyer gör den nuvarande politiken mer fördelaktig när det gäller långsiktiga vinster. Uppge alla lagar, studier genomförda, återkopplade kundernas feedback eller konventionella affärsmetoder som förstärker genomförandet av affärspraxis.
Involvera kunder i tolkningen av någon affärspolitik. Be om uppriktig feedback om hur reglerna påverkar deras verksamhet. Till exempel registrera inmatning med online-undersökningar med hjälp av gratisprogram som Qualtrics, Zoomerang eller SurveyMonkey. Publicera dina fynd så att kunderna kan se att du har tagit sin synpunkter på allvar och har för avsikt att agera på sina förslag. Att reducera kundtidstimmar kan till exempel påverka kundens verksamhet negativt, men minska de totala kostnaderna, så att fördelarna med sådana policies måste klargöras eller missnöje inträffar.
Förklara alternativ. Om den nuvarande tolkningen av affärspolicyn för din organisation gör det omöjligt för en kund att göra affärer med dig, undersöka alternativen, särskilt om kundkontot presenterar lukrativa möjligheter eller visar stor lojalitet. Undvik att skada ditt företags rykte genom att ta en fast hållning utan att överväga andra möjligheter. Till exempel föreslå andra alternativ för hantering av kundförfrågningar, såsom social media-teknik, inklusive wikis, bloggar och forum. Utbilda kunder på utbildningsmöjligheter och resurser tillgängliga på företagets hemsida för att skjuta upp och kompensera missnöje med affärspolicyer.
Lämna strikt tolkning för genomförande om kunden motstår. Föreslå ett implementeringsdatum som gör det möjligt för kunden att anpassa sig till din nya policy och tillämpning av en aktuell policy. Till exempel, se till att det finns tillräcklig dokumentation och support på nätet innan du eliminerar telefonstöd för produkter och tjänster. Att säkerställa kundnöjdhet innebär att de nya stödmekanismerna uppfyller behoven hos befintliga kunder och framtida kunder. Ge seminarier, träning, workshops och andra former av stöd för att tolka företagets affärspolicy innan du avslutar en tjänst som påverkar kundens verksamhet.
