Ett viktigt mål för ett internt kontrollsystem är att skydda tillgångar. Eftersom löneprocesser påverkar både mänskliga och ekonomiska resurser kan problem eller svagheter i löneinställningar vara kostsamma. Att erkänna de risker som är förknippade med löneförloppsprocessen, kan förstå att deras potential påverkar och vet hur man hanterar dem, leda till betydande förlustförebyggande över tiden.
risker
Risker i löneprocessen inkluderar problem med finansiell rapportering, såsom underlättande av löne- och anställningsförmåner eller förklassificering av arbetskraftskostnader mellan kostnader för sålda varor (COGS) och försäljnings-, allmänna och administrativa kostnader (SG & A). Operativ effektivitet kan äventyras genom att betala phantom eller avslutade anställda (vanligtvis resultatet av samverkan) och genom att använda felaktiga lönesatser. Regulatorisk överensstämmelse äventyras genom överträdelse av federala och statliga löne- och timelagar eller kränkning av IRS-förordningar avseende anställda gentemot oberoende entreprenörer.
Inverkan
Den potentiella finansiella, rykte och juridiska inverkan av löneproblem varierar mycket beroende på deras tid, storlek och natur. Att förstå vilken inverkan en händelse kan ha är viktig för att veta hur man hanterar det på lämpligt sätt. Företagen måste överväga följande: Finansiella rapporteringsfel kan öka externa revisionsavgifter. Felaktiga finansiella data kan leda till dåliga ledningsbeslut och kan påverka investerare och andra intressenter, till exempel borgenärer, negativt. Betalningar till fantomarbetare och felaktiga lönepriser kan negativt påverka likviditeten och öka skattebelastningen. Brott mot löne- och timelagar eller IRS-regler kan leda till betydande böter, juridiska avgifter, högre anställningsomsättning och förlust av rykte.
Mitigation
Du kan minska sannolikheten eller effekten av löneproblemet om du implementerar starka lönekontroller. Fördelen med att genomföra lönekontrollerna bör dock inte uppväga kostnaden. Regelbundet och aktuellt lönekonto och dataförstämningar till generaldirektören och tredjepartsprosessors data, filöverföringar och andra poster kan förhindra eller upptäcka finansiella felaktigheter. Översyn av arbetsklassificeringar mellan direkta och indirekta kostnader kan bidra till att identifiera klassificeringsproblem. Uppdelning av uppgifter mellan inlämning av löneuppgifter, bearbetning och betalningstillstånd och frigörande personal är idealisk men kan vara svårt i småföretag med begränsade resurser. Översyn av högre nivåhantering, godkännande och kommunikation av lönesatser, kursförändringar, personalreklam, arbetsändringar och uppsägningar kan vara lämpliga om uppdelning av uppgifter inte är kostnadseffektiv. Lämpliga utbildningsprogram för ledning och handledning för juridiska och HR-frågor kan bidra till att öka överensstämmelsen med lagstiftningen.
Övervakning
Varje internt kontrollsystem kan bli ineffektivt över tiden, eftersom personal och affärsprocesser förändras genom tillväxt eller genom otillbörlig hantering av kontrollprocedurer. Genomföra regelbundna bedömningar av potentiella risker och granska utformningen och effektiviteten av löneföreskrifterna för att säkerställa att de förbli relevanta och kostnadseffektiva.
