Lön bearbetning är en mångdimensionell uppgift som en arbetsgivare måste utföra. Arbetsgivaren måste följa Förenta staternas avdelning för arbetskraftens löne- och timmanormer och Internal Revenue Service lönesättningsskatteregler. Dessutom måste det uppfylla sina statliga lönekrav. Att ha en lönebehandlings checklista hjälper till att säkerställa överensstämmelse.
Löneförädling
Checklistan bör innehålla lönebehandlingsuppgifter för varje löptid. Detta inkluderar alla nödvändiga steg för att behandla löner från början till slut. Om det finns flera löneperioder, t.ex. två gånger i veckan och halvtimme, förbereda separata checklistor för varje löneperiod för att undvika förvirring. Till exempel, om alla timarbetare betalas varje vecka och alla tjänstemän betalas halvtimme skulle separata checklistor behövas eftersom båda betalkoncernerna behandlas annorlunda.
Lönebehandlingschecklistan kan innehålla steg för att bekräfta korttidskort, tidskortberäkning och inlösen av lönebetalningstimmar i systemet. Det bör innehålla ett steg för att se till att tjänstemän får sin regelbundna lön för löneperioden. Dessutom bör det innefatta ändringar i uppgifter om anställdas löneuppgifter, till exempel adress- och avdragsändringar, lönejusteringar, till exempel löneökningar och annulleringskontroller samt ny ansvars- och avslutningsbehandling. Det kan också innefatta behandling av tilläggslön, såsom övertid, avgångsvederlag, bonusar och provisioner.
Avdragsbehandling
Löneavdrag ingår lagstadgade / ofrivilliga avdrag. Den senare innebär att avdraget är rättsligt bindande. Lagstadgade avdrag inkluderar federal inkomstskatt, socialförsäkringsskatt och Medicare skatt, och i de flesta fall statlig inkomstskatt. Arbetsgivaren är ansvarig för att hålla av dessa skatter från anställdas lönecheck. Dessutom ansvarar den för sin del av löneskatten. Checklistan bör innehålla de obligatoriska avdrag som krävs. I lagstadgade avdrag ingår även löneförmåner och underhållsuppdrag för barn. Inkludera dem på checklistan, om tillämpligt.
Frivilliga avdrag är de som företaget erbjuder, såsom pensions- och hälsofördelar, livs- och funktionsförsäkring, välgörenhetsbidrag, parkeringsavgifter, fackliga avgifter och återbetalning av lån. Checklistan behöver inte lista varje frivillig avdragstyp, men det bör innehålla kontroll av frivilliga avdrag. När löneförvaltningsrepresentanten blir bekant med löneavdelningen är det lätt att veta vilka avdrag som påverkar vilka anställda.
Betalningsgenerering
Checklistan bör ha åtgärder för att skriva ut lönecheckar och betala stubbar och generera den direkta insättningsfilen. Inkludera ett steg för att skriva ut en förbehandlingsrapport, som gör det möjligt för löneförvaltaren att dubbelkontrollera - och vid behov justera - löneavgiften innan du skriver ut lönecheckar och innan du genererar den direkta insättningsfilen. Om lönecheckarna vidarebefordras till en viss individ efter lönebearbetning, ange detta på checklistan.
Efterbehandling
När lönesumman är bearbetad måste de relevanta uppgifterna lämnas in för att säkerställa att överensstämmelsen överensstämmer. Checklistan ska ange olika lönerapporter som måste arkiveras. Dessutom bör det inkludera de nödvändiga rapporterna för relaterade avdelningar, såsom redovisning eller finansiering och personal. Om ytterligare interaktion krävs med dessa eller andra avdelningar, inkludera den på checklistan. Till exempel, om ett utomstående skattföretag hanterar företagets löneskattfrågor, bör checklistan innehålla hur man vidarebefordrar löneskattfilerna till skattebolaget.
