En uppfinning som spelar en stor roll i affärsverksamheten är ordbehandlaren. Inledningsvis lanserades på 1800-talet i form av skrivmaskinen, dagens datorbaserade ordbehandlingsprogram kombinerar jobbet hos arkivskapet, skrivmaskinen och bläckpenna. Tillsammans med de många funktionerna, gör användarvänligheten och överkomligheten en bra affärsinvestering.
Gör det enklare att skapa mallar
I en kontorsinställning anpassas de vanligaste dokumenten ofta för att passa individuella scenarier. Detta görs vanligtvis genom att skapa mallar med hjälp av ordbehandlingsprogram som MS Word eller Pages.
En mall är ett dokument som skapats som utgångspunkt för framtida dokument. Tillsammans med flexibiliteten att lägga till och ta bort data, erbjuder mallar användarna möjligheten att redigera och skriva ut flera kopior av viktiga företagsbokstäver, alla med annan viktig information.
Gör det enklare att spara och säkra dokument
Funktionen "spara" eller "spara som" som erbjuds av textbehandlingsdokument gör det möjligt för användare att ge dokument minnesvärda namn inom samma filplats eller i olika fillokaler. När dokument sparas på en säker dator är klientinformation skyddad och lätt att hämta när som helst.
Funktionen lösenordsskydd som finns i öppna dokument förhindrar obehöriga ändringar av viktiga dokument. Detta kan visa sig användbart om flera personer använder sig av informationen i dessa dokument för att utföra sina jobb (t ex sjukförsäkringsåtagande processorer som betalar fordringar enligt kontraktsavtal med läkare).
Sparar tid och miljö
När ordbehandlingsprogramvaran används i kombination med bra organisatoriska färdigheter sparar det användartiden. Istället för att spendera tidssortering och söka efter felaktigt eller felplacerat pappersarbete gör det att hitta filer enkelt med hjälp av datorns sökfunktion.
Vidare gynnar ordbehandlingen miljön genom att minska mängden pappersarbete som behövs för att utföra dagliga uppgifter (t.ex. arkivering, sändning av brev, sändning av mötesdagar). Genom att skicka dokument via ett säkrade e-mail minskas kostnaden för porto och pappersavfall betydligt.
