Att utforma ett internkontrollsystem för ditt företag tar planering och förståelse för företagets detaljerade verksamhet. Interna kontroller tjänar flera syften, men de viktigaste är att säkerställa att verksamheten fungerar som avsedd och för att förhindra möjligheter för anställda att misshandla varor eller pengar. Interna kontroller tillåter en företagsägare freden att veta att allt fungerar ordentligt utan att behöva personligen övervaka alla aspekter av operationen.
Granska alla större processer i ditt företag: produktion, lagerhantering, kundfordringar, leverantörsskulder, bankavstämning och annan process där det kan vara möjligt att bedriva bedrägeri genom stöld eller dölja. Ange namn eller jobbtitel på varje del av processen som en person ansvarar för. Om du inte är säker på hur en process fungerar, spendera tid "i fältet" och titta på processen eller fråga frågor från de ansvariga.
Bedöm varje steg i varje process för svagheter i kontroll som skulle ge möjlighet att stjäla bolagets tillgångar. Fokusera på områden där en enskild person har både förvaring av tillgångar och redovisning av dem. Till exempel, om en anställd har kontroll över kassan och också ansvarar för att förena det vid slutet av natten, har arbetstagaren möjlighet att stjäla pengar och gömma det genom att förfalska försoningen. Ett annat exempel är att ha en enskild medarbetare som är ansvarig för att öppna inkommande post och också vara ansvarig för att registrera de kontonkvittentliga kontrollerna som kommer fram i posten.
Ändra rutinerna för de områden där du har bedömt svaga interna kontroller. Separera förvaringsfunktionen från rapporteringsfunktionen, om möjligt. Medan du kanske inte har tillräckligt med anställda för att olika personer ska göra varje jobb, alternativa funktioner bland de anställda måste du skilja seg från inkompatibla funktioner där det är möjligt.
Dokumentera de nya rutinerna noggrant och bekanta med medarbetarna. Be om feedback från de anställda om hur effektiva de nya rutinerna är. Det är viktigt att se till att rutinerna är av betydelse ur affärs- och verksamhetssynpunkt och inte bara som kontroll. Justera procedurerna enligt feedback men var alltid medveten om kontrollens syfte.
Genomföra en obligatorisk semesterpolitik, om du inte redan har gjort det. Majoriteten av problem med kronisk stöld i företag får fortsätta eftersom ingen annan någonsin utför tjuvens funktioner.När tjuvanställda tvingas ta en semester och någon annan fyller i för dem kan de inte dölja brotten. Denna policy kan förhindra stöld såväl som avslöja om det händer.
tips
-
Bedöm effektiviteten av dina interna kontroller minst årligen och förbättra dem om det behövs.
Varning
Var inte rädd för att genomföra starka interna kontroller eftersom du fruktar att dina anställda tror att du inte litar på dem. Ärliga medarbetare vill arbeta i en väl utformad miljö.
