Uttrycket "internt memo" är kortfattat för "internt memorandum." Interna noteringar används för att sprida information samt göra massförfrågningar från personer i ett företag, en avdelning eller ett team. Interna noteringar uppmärksammar problem, och de löser problem bland myriad andra användbara funktioner i en organisation.
tips
-
När du skriver ett internt memo, håll det enkelt och gå rakt på punkten.
Varför ska du skriva ett internt memo?
Ett internt memo är ett effektivt sätt att nå många människor i en organisation snabbt och effektivt. Med ett memo kan du enkelt göra följande:
- Klargöra eller analysera ett ämne.
- Gör rekommendationer.
- Ange påminnelser.
- Ge instruktioner.
- Överför material.
- Gör meddelanden.
- Utgåva rapporter.
- Be om bidrag.
- Begär godkännanden.
Nyckeln till ett effektivt internt memo är att hålla det enkelt. Ditt meddelande ska vara koncist och levereras i ett okomplicerat format som får meddelandet över tydligt. Ett internt memorandumprov skulle kunna skicka resultaten från en företagsundersökning av cafeteria lunches och den nya förbättrade menyn.
Hur formaterar du ett internt memo?
Du kan snabbt skapa din memo mall i Word eller hitta ett internt memorandumprov på nätet. Rubriken i ett internt memorandum har fyra nyckelkomponenter. Den första är mottagaren eller mottagarna av notatet, föregås av "TO". Den andra är källan till memo, föregås av "FROM." Den tredje är datumet före "DATE" och den fjärde komponenten är ämnet i notatet, föregås av "SUBJECT."
Du bör använda mottagarens riktiga titlar och namn. Till exempel, om Tom Maxwell är ordförande, då ska han vara listad som "Tom Maxwell, ordförande". Om det finns för många namn kan du använda "All Staff" eller "Department Heads" för korthetens skull. Du bör också identifiera dig som källa till notatet. Ditt namn och din titel följer rubriken "FROM." Du behöver inte logga ut i slutet av memo men kan lägga till dina initialer bredvid ditt namn som en form av autentisering.
Ämnet i notatet bör vara beskrivande av innehållet. Snarare än att använda allmänna termer som "Policy", bör du skriva en kort fras som "Ny policy effektiv 1 juni 2018."
Hur skriver du meddelandet om ett internt memo?
En memo-mall i Word kan ge dig formateringsråd, men det kommer inte ge dig råd om innehåll. Som regel alltid vara kortfattad. Ditt interna memo ska ha en introduktion om ett stycke som skisserar syftet med notatet. Då bör du beskriva vad som ledde till noteringen. Fokusera bara på vad mottagarna behöver veta och vilka åtgärder de behöver ta som svar på notatet. Är du fortfarande osäker på vad du ska skriva? Följ detta interna memorandumprov nedan:
Datum: 1 december 2018
Från: Maria Ruben
Till: Personal
Re: Nya timmar effektiva 1 januari 2019
Syftet med detta notat är att varna personalen att timmarna i företagsgymnastiken förändras. Efter förfrågningar från ett stort antal anställda har vi bestämt oss för att förlänga timmarna bortom typiska kontorstimmar för dem som kanske hamnar på övertid på det nya utvecklingsprojektet. Gymmet kommer nu att vara öppet från kl. 06.00 till 11.00 Vänligen meddela mig om du har några frågor eller kommentarer.
Maria Ruben
Senior HR Director
Var noga med att avsluta ditt memo på en tillmötesgående notering och erbjuda hjälp, om det behövs. Avsluta ditt interna memo med en kort sammanfattning, upprepa de viktigaste punkterna och avsluta med ett uppmaning till handling.
Oavsett om notatet ger bra eller dåliga nyheter är det alltid bäst att vara artig, korrekt, till den punkten och erbjuda hjälp till de arbetande medarbetarna som kan behöva det. Om du kämpar med formatering eller formulering kan du försöka titta på några onlinemallar för Word och gå därifrån.
