Form 944 var speciellt utformad av Internal Revenue Service för att lätta småföretag av behovet att lämna sina anställda källskatt varje kvartal via Form 941. Båda dessa formulär används för att rapportera federal inkomstskatt, Medicare och Social Security avdrag som hålls kvar från kontroller av anställda. Arbetsgivaren är också skyldig att anmäla sina bidrag till Medicare och Social Security. När du har registrerat dig som arbetsgivare hos IRS är det ganska svårt för dig att kvalificera dig för att inte fylla i formulär 944, även om du inte har en enda anställd.
Tanken är att även småföretagaren måste lämna in sin skatt, men eftersom de lämnar så små belopp är det inte praktiskt att lägga in sina skatter mer än en gång om året. Det skulle vara praktiskt om de kunde få det över med bara en årlig arkivering.
Form 944 vs 941
Både Form 941 och Form 944 används av arbetsgivare att rapportera sina anställdas anställningsskatter. Så hur ser situationen ut för Form 944 vs 941?
Huvudskillnaden mellan de två är att Form 944 lämnas in årligen, snarare än kvartalsvis som 941. Som arbetsgivare får du inte använda båda blanketterna inom samma år för samma period. Du kan använda antingen den ena eller den andra, som beror på dina specifika omständigheter. Majoriteten av arbetsgivarna föredrar att lämna formulär 941, vilket innebär att de gör sina ansökningar kvartalsvis. Det är först när en arbetsgivare uppfyller kvalifikationerna att de får fil Form 944.
Vem använder Form 944?
Form 944 är för ett visst syfte, och det är att hjälpa de minsta arbetsgivarna att lämna sina anställningsskatter årligen, snarare än kvartalsvis. IRS anser en arbetsgivare liten när deras skattebetalningar för sysselsättningsskatt inte är mer än 1 000 dollar i ett år. Det finns dock några andra krav du måste mötas för att kvalificera dig till filen Form 944.
Meddelande från IRS
Det finns situationer där IRS kommer att meddela en arbetsgivare att de ska använda Form 944 för att lämna in sina anställningsskatter. När det händer är arbetsgivaren skyldig att årligen lämna in formulär 944 för sina anställningsskatter. Detta gäller även om arbetsgivaren hellre vill använda formulär 941 för att lämna in sina anställningsskatter.
Ibland förutser en ny arbetsgivare att de rimligen inte kommer att betala mer än 1 000 USD i sysselsättningsskatter i sitt första verksamhetsår. Om så är fallet kan de fylla i formulär 944 och ange deras förväntningar i rad 13 och 14 i formulär SS-4 eller SS-4PR samtidigt som de ansöker om deras EIN- eller arbetsgivaridentifikationsnummer.
Om arbetsgivaren inte lämnar denna information när de ansöker om sin EIN, förväntas de använda Form 941 för att lämna in sina anställningsskatter kvartalsvis.
Vem filer formulär 944?
Det spelar ingen roll om du hade en enda anställd eller om du hade 10; så länge du hade anställda under året borde du fylla i formulär 944. Det spelar ingen roll om de anställda tjänat mycket pengar eller mycket pengar det året.
Dina krav på registrering kommer att baseras på de löner du betalade dina anställda under kalenderåret. Detta är viktigt att komma ihåg eftersom det finns situationer där dina anställda kan ha tjänat löner under föregående år, men du betalade dem under det aktuella året. Följaktligen kommer dina ansökningskrav att baseras på de löner du betalat, oavsett vilken period de var förtjänta.
T ex säger att dina anställda arbetade under en viss vecka men fick betalt en vecka senare. Det händer bara att det var veckan som såg övergången från december till januari. I januari utfärdade du löneavgiften för de timmar som arbetades i december. Du kommer att rapportera alla löner du betalar dina anställda till IRS baserat på kalenderåret. Det betyder att du ska lämna formulär 944 för alla löner för december som betalades i januari.
Arbetsgivare med inga anställda
Det är rimligt att undra vad som händer när du inte har några anställda. Ska du fortfarande fylla i formulär 944? Ska du fylla i formulär 941? Finns det någon annan form av form som du borde filen? Det finns fem situationer att överväga: stängd verksamhet; inga anställda; förändring i företagsstruktur; sålde verksamheten eller fusionerade verksamheten. Varje scenario har olika regler för arkivering.
Closed Business eller No Employees
Om du inte har några anställda alls och du inte tror att du kommer att anställa någon i framtiden, förväntas du skicka Form 944 en sista gång.
Om du bestämmer dig för att du vill stänga ditt företag, ska du också lägga in ett slutformulär 944.
På sidan två, del tre av Form 944 förväntas du markera rutan och ange datum för din slutliga lönedel. Du bör också inkludera en anteckning som ger råd till IRS där de kommer att få löneposter och vem behåller dem. Detta är viktigt eftersom IRS behöver veta att de kan när som helst spåra dina poster, även när du stänger ditt företag. Därför bör du inte försumma att fylla i formulär 944.
Ändrade din juridiska företagsstruktur
Låt oss säga att ditt företag startade som ett partnerskap och nu vill du konvertera det till en ensam innehavare. I det här fallet måste du ansöka om ett nytt arbetsgivaridentifikationsnummer. Och då kan du fylla i formulär 944. Du måste dock inkludera ett uttalande i formuläret som anger förändringens art i strukturen för ditt företag, till exempel övergången från ett partnerskap till en enda innehavare. Du måste också nämna när förändringen hände och namn och adress till den person som behåller dina löneposter.
Du har sålt ditt företag
Om du säljer ditt företag, liknar situationen som det som händer när du stänger ditt företag. Du ska lämna en sista formulär 944 och rapportera alla löner du betalat till dina anställda innan försäljningen av verksamheten. Alla löner som den nya arbetsgivaren betalar till de anställda efter försäljningen kommer att vara arbetsgivarens ansvar att rapportera.
Du har sammanfogat ditt företag
Samma regel som att sälja ditt företag gäller om du sammanfogar ditt företag med en annan. Vad du effektivt gör slutar ett företag och börjar en annan. Det kan också betraktas som en förändring av strukturen i ditt företag, till exempel när du konverterar det från en enda innehavare till ett partnerskap.Du ska ange en sista formuläret 944 och rapportera alla löner du betalat till dina anställda innan fusionen inträffade.
Under alla omständigheter bör du komma ihåg att syftet med Form 944 är att göra det möjligt för småföretagaren att skicka sina skatter bekvämt. Om du betalar mer än 1 000 dollar i skatter i ett visst år och har flera anställda, är det inte bara mer meningsfullt att skicka formulär 941, men det är också obligatoriskt.
