Av olika anledningar kanske vissa anställda inte gillar att fylla i tidtabeller. De kan se det som tråkigt och tidskrävande, eller i fallet med tjänstemän eller befriade arbetstagare kan de se det som onödigt. Federell arbetsrätt kräver att du spårar obefintliga anställdas tid; Detta står för de flesta timarbetare. Om du behåller korrekta register kan du använda det tidssystem du vill ha. Det finns några saker du kan göra för att säkerställa överensstämmelse och att få motvilliga medarbetare att fylla deras tidskrifter korrekt.
Skapa ett lättanvänt tidsbehandlingssystem baserat på storleken på din löneavgift. Om du till exempel har färre än 10 anställda kan du köpa standard tidskrifter från en kontorsleverans och få anställda att slutföra dem varje vecka. För att öka noggrannheten kan du istället köpa en standard slagklocka och tomma tidskort. Om din löneavgift är stor, överväga ett automatiserat system som kräver att anställda klickar in via svepkort eller finger eller palmutskrift.
Ta med tidsåtgärder i din anställdas handbok. Detta inkluderar när tidskrifterna betalas och till vilka de ska lämnas in. Ange tydligt konsekvenserna av att bryta mot vissa tidskriftsregler, till exempel uppsägning för förfalskande tidtabeller. Ge alla anställda en kopia av handboken.
Skapa en lönekalender och distribuera den till alla anställda. Det här är till nytta när betalningsdagarna ändras, till exempel under semesterveckor. Kalenderen visar löneperiodens start- och slutdatum, tidsfrister för inlämning och motsvarande betalningsdatum under hela året.
Utnämna chefer och handledare för att utbilda nya och befintliga anställda om hur man fyller i kalkylblad. Om du har ett automatiserat system, om det behövs, be leverantören att skicka ut någon till att utbilda chefer och handledare som i sin tur ska träna sina anställda.
Förenkla tidtabellberäkning genom att kräva att anställda rundar upp och ner till närmaste kvartaltimme. Runda tiden från en till sju minuter ner och tiden från åtta till 14 minuter uppåt. Till exempel, om en anställd kommer till jobbet kl 8:11, sätter hon 8:15 på tidskriften. Om hon klockar ut klockan 5:21, skriver hon 5:15 p.m. I många fall utför automatiserade tidvisningssystem avrundning.
Begränsa tidsinställningar till endast vad som räknas. Till exempel begränsa inmatningar till vanliga, övertid, semester, sjuk och personlig timmar och betalda raster tas. Kräver fasta tjänstemän att bara fylla i tidskrifter, om det behövs.
Förklara för anställda vad det är för dem. Till exempel, säg att korrekt genomförande påskyndar löneförädling, säkerställer betalda lönecheck, accelererar faktureringscykeln och ökar kassaflödet. Har chefer eller handledare kommunicera fördelarna med sina underordnade.
Uppmuntra en öppen dörrpolitik så att anställda kan närma sig sina överordnade när de har tidskriftsfrågor.
Avstå från att använda ett straffsystem för att få anställda att fylla i deras tidtabell på lämpligt sätt. Till exempel, kvarhållande lönecheckar tills anställda skickar tidtabellen kan vara förbjudna enligt statlig lagstiftning och kan skapa en miljö av misstro mellan chefer och anställda.
tips
-
Innan du genomför tidsåtgärder, kolla med den statliga arbetsavdelningen för tillämpliga regler. För exemplet kan staten ha särskilda regler för avrundning, lagring och användning av biometriska klockor.
