Den som tjänar mer än 600 dollar i ett kalenderår som entreprenör istället för som anställd måste fylla i en W-9-blankett. Volontärer och de som tjänar mindre än 600 dollar är befriade från detta krav. W-9 ger företagen den information de behöver för att korrekt rapportera en entreprenörs inkomst på en 1099-blankett.
Oberoende entreprenörer och hushållsassistenter
En oberoende entreprenör kan arbeta med dig i flera år men inte vara en formell anställd. Många hushållsassistenter - tänk landscapers, maids, handymen - och företagsentreprenörer, som CPAs och advokater, faller i denna kategori. Internal Revenue Service (http://www.irs.gov/publications/p926/ar02.html) varnar för att många hushållsassistenter - särskilt barnbarn eller barnpassare - faktiskt anses vara anställda och ska beskattas som sådana.
Den viktigaste skillnaden är att oberoende entreprenörer kontrollerar hur de utför sina uppgifter, medan anställda har mer av sitt jobb dikterat av arbetsgivaren. Till exempel berättar du för din webbdesigner vad du vill att din webbplats ska säga, men hon bestämmer när hon arbetar med ditt projekt och hur hon närmar sig den. En barnflicka måste å andra sidan arbeta med bestämda timmar och utföra sina uppgifter på ett sätt som föreskrivs av en arbetsgivare. Följaktligen anses din webbdesigner vara en oberoende entreprenör, men barnflickan anses vara en anställd.
frilansare
Frilansare utför kortsiktiga projekt för arbetsgivare. Det här är de som gör en händelse speciell - som fotografer, cateringfirare eller musiker - eller som hjälper till med ett speciellt projekt - till exempel webbdesigners eller datorprogrammerare. De är inte människor som behövs regelbundet eller för ett långsiktigt projekt. Du behöver bara samla en W-9 för frilansare som betalas minst $ 600. Du behöver förmodligen be om en från en fotograf (om du inte hyrde en fotograf via ett befintligt företag), men du behöver inte en för högskolestudenten du betalat 100 kronor för att skriva ditt pressmeddelande.
konsulter
En konsult specialiserar sig på att svara på en specifik fråga eller ge någon råd om en situation. Detta kan vara en marknadsföring specialist eller en inredningsarkitekt. Konsulten kan en gång eller flera gånger träffa en kund för att dela med sig av kunskap om sitt kompetensområde. En butik kan komma med en konsult för att öka personalens behållning eller förbättra lönsamheten. En individ, å andra sidan, kan anställa en finansiell konsult för att hjälpa till att planera en investeringsstrategi eller pensionsplan. Det är en bra idé att få en W-9 från alla konsulter du anställer.
Företag & LLCs
Oavsett huruvida du behöver lägga in en 1099 - och samla därför en W-9 - beror på hur dina entreprenörer registrerar sina skatter. Enligt IRS behöver företagsentreprenörer inte ha en W-9 eftersom de inte kräver en 1099. Entreprenörer med begränsat ansvar, å andra sidan, behöver en W-9 om de fil som en enhet i stället för som en företag. Om du är osäker, be om en W-9. Om din entreprenör använder sitt personnummer eller ett personligt arbetsgivaridentifikationsnummer måste du använda det för att ange en 1099. Om LLC har sin egen EIN behöver du inte använda den.
