En verksamhetsplan är en skriftlig beskrivning som beskriver hur verksamheten i verksamheten hanteras. Det beskriver förfarandena i operativ verksamhet, de processer som används och ansvaret för arbetstagare i varje avdelning. Dessa planer skapas för att öka effektiviteten i affärsprocesserna. En verksamhetsplan är en standardavdelning som ingår i de flesta företags affärsplaner. En verksamhetsplan för kundtjänst beskriver de förfaranden som förväntas för arbetstagare i denna avdelning. Denna plan främjar effektiviteten i kundtjänst och bör ses över för att säkerställa att den fungerar effektivt.
Granska kundservice anställda. God kundservice börjar med kundtjänstrepresentanter som är tillgångar till företaget. För att vara en bra kundservice representant bör en person ha entusiasm och bör vara utåtriktad och vänlig. Han bör också ha problemlösningsförmåga och kunna vara empatisk med kunderna. En verksamhetsplan som innehåller arbetstagare som inte uppfyller dessa krav kommer inte att vara så effektiv som möjligt. Huvudsyftet med kundtjänst är att hålla kunderna nöjda. För att förbättra verksamhetsplanen för detta är granskning av kundtjänstarbetstagare avgörande.
Skapa träningsprogram. Effektiv kundservice kräver rätt utbildning för företrädarna. Genom att skapa och genomföra erforderliga utbildningskurser utbildas anställda i de korrekta rutinerna för hantering av kunders samtal, frågor och klagomål. Kunniga medarbetare ger bättre resultat. Ett företags verksamhetsplan ska innehålla detaljer om tillgängliga utbildningsprogram och arbetskrav. Om planen inte gör det, bör dessa läggas till som ett försök att förbättra prestandan hos alla kundtjänstrepresentanter.
Bemyndiga beslut som ska fattas av vissa anställda. Inte alla medarbetare borde nödvändigtvis vara behöriga att fatta extremt tuffa beslut, men genom att låta någon av dem få den här auktoriteten, får de anställda självförtroende. Anställda bör känna att deras beslut är viktiga och värdefulla. En verksamhetsplan ska innehålla ett förfarande beträffande ersättningar till anställda. När kundservicerepresentanterna fattar ett bra beslut med en kund, bör arbetstagaren gratuleras eller erkännas på något sätt för att uppmuntra medarbetaren att fortsätta söka bra lösningar med kunderna.
Utveckla kundernas feedback. Feedback från kunder är ett viktigt tillfälle för vilka företag ska dra nytta av. Verksamhetsplanen ska säga hur feedback mottas och bör förklara hur feedbacken behandlas. Många företag registrerar och övervakar all feedback. Feedbacken analyseras och används för att göra förbättringar i organisationen.
