Ett budsökningsbrev kommer att presentera dig som budets upphovsman och bjuda in potentiella respondenter att lära sig mer. Brevet kommer att sammanfatta och överföra material och anvisningar som är nödvändiga för att svara på din inbjudan att byta. Du berättar för dina läsare vilka du är, vad du söker och hur du svarar budgivarnas frågor. De kommer att upptäcka hur du vill få bud och vad är din tidslinje. Medan budgivningsbrev ofta innehåller en kortfattad översikt, tabellformat och memoformat kan du använda en formell skrivelse för att presentera en sammanfattning av din budgivningsprocess och markera de viktigaste punkterna.
Bjud läsarna att lämna in förslag som överensstämmer med dina bifogade buddokument. Dina buddokument kan innehålla en beskrivning av utvärderingsprocessen och budgivningsinstruktioner som anger formatet och innehållet i materialet som ska lämnas in. De kan också innehålla de villkor som budgivarna bör förvänta sig i ett kontrakt, samt en detaljerad beskrivning eller specifikationer för de tjänster eller varor du söker. För din läsares vägledning, ge en punktlista med de buddokument som du har bifogat ditt brev.
Identifiera dig själv som budgivaren. Kortfattat presentera ditt företag med en översikt över ditt uppdrag, plats och hemsida. Ange även namn och kontaktuppgifter för läsarens kontaktpunkt för alla frågor som rör anbudsinfordran. Det här kan vara dig eller någon annan du till vilken du har delegerat hanteringen av budgivningsprocessen.
Beskriv den strävan som du söker bud på. Erbjuda sådana uppgifter som företagets plats, budget, omfattning och storlek. Diskutera hur ansträngningen passar in i dina stora bildsmål och mål.
Presentera ditt schema för hela budprocessen. Ange dina tidsfrister och platser för mottagande av avsiktsförklaringar, frågor och budförslag. Peka på datum för eventuella planerade anbudsrelaterade händelser, till exempel ett förbudsmöte, budåkning och offentlig kortlista, urval eller prisutdelning.
Läs läsarna till dina bifogade budgivarinstruktioner för detaljerade anvisningar om vad du ska skicka och i vilket format. Betonar att du uppmärksammar föreskrivna format och krav och omnämner möjligheten till buddiskvalifikation vid bristande överensstämmelse. Ange tydligt grunden eller kriterierna för tilldelningen av budet och annan information som du vill markera, till exempel antal kopior som krävs och hur bud ska förseglas, förpackas och märkas.
Upprepa din inbjudan att bjuda, och tacka läsaren för hans intresse. Stäng brevet formellt och skriv sedan ditt namn och din titel.
tips
-
Budsförfrågningar kan bli komplexa. Konsultera en advokat innan du färdigställer din anbudsinfordran och paketet. Proofläs ditt brev för grammatik och stavfel.
Blockera ditt brev och skriv det ut på ditt brevhuvud.
