Om du föreslår en lösning på ett långvarigt problem är chansen att din chef kommer att be dig att lämna ett formellt förslag. Även om längden varierar beroende på vilken information du behöver täcka, består de flesta formella förslag av vissa viktiga komponenter som liknar de formella rapporterna. Dessa innefattar i allmänhet prefatoriska, kropps- och kompletterande delar. Som namnet antyder introducerar förslagets prefatoriska del läsaren till konceptet.
Titelinformation
Titelflyggen är den första sidan av förslaget som placeras omedelbart efter omslaget som inte innehåller något annat än titeln. Efter detta är titelbladet, som förutom titeln bär namnen på författaren och den person som har behörig författaren att lägga fram förslaget tillsammans med hans beteckning, officiell adress och kontaktuppgifter. Denna sida bör också bära datumet för förslagets inlämning.
Brev
Förslag som godkänts skriftligen bör innehålla godkännandebrevet omedelbart efter titelsidan. Detta följs av sändnings- eller brevet skrivet av den som skriver förslaget. Brevbrevet måste adressera mottagaren och identifiera förslaget med titeln. Denna formella skrivelse ger i allmänhet information om syftet med dokumentet, utan att gå in i detaljerna om vad den täcker eller de slutsatser som författaren har kommit fram till. Författaren kan använda brevbrevet för att bekräfta den hjälp han fick när han förberedde förslaget.
Innehållsförteckning
Innehållsförteckningen ger en översikt över förslagets struktur. Den innehåller en omfattande lista över rubrikerna i dokumentet, tillsammans med det relevanta sidnumret bredvid vardera. Det är viktigt att anpassa dessa rubriker med tillräckliga luckor och ledare för att ge en tydlig visning av information. Om förslaget innehåller ett stort antal siffror, tabeller, grafer eller andra visuella hjälpmedel, bör de listas på en separat sida som "Lista över illustrationer" direkt efter innehållsförteckningen.
Executive Summary
Den här delen innehåller kortfattad information om innehållet i förslaget. I den sammanfattning som presenteras i innehållsförteckningen introduceras sammanfattningen av ämnet, ger relevanta uppgifter och sammanfattar slutsatserna och rekommendationerna från den person som gör förslaget. Syftet med denna sammanfattning är att ge en fågelperspektiv av ämnet för snabb uppfattning av upptagna chefer. Även om detta förekommer framför förslagets huvuddel är det lättare att komponera den här delen senast, efter att ha sammanställt hela dokumentet.
