Skriva in i en väsentlig skicklighet på alla nivåer. Skriva tydliga, korta rapporter är en viktig färdighet för effektiv företags kommunikation. En effektiv, välskriven rapport kan leda till försäljning, skapa mer sammanhängande och bättre fungerande lag, effektivisera processer och förbättra den finansiella verksamheten. Rapporter kan varna ledningen till möjligheter till tillväxt i verksamheten, identifiera områden där effektivisering kan uppnås och etablera sammanhängande affärsprocesser. Eftersom det är så viktigt för de flesta företagens verksamhet är rapportskrivning en av de viktigaste formerna för affärskommunikation.
överväganden
Rapportering, eftersom det är en så viktig del av affärskommunikationen, måste vara väl planerad. Viktiga överväganden är att känna till publiken för vilken rapporten skrivs, orsakerna till att skriva rapporten, det ändamål som rapporten avser och de särskilda medarbetarna behöver bidra med information som är nödvändig för att rapporten ska kunna slutföras. Det är viktigt att bestämma antalet företagsresurser som kommer att gå in i skrivandet av rapporten och att jämföra värdet av dessa resurser med den nettoavkastning som förväntas från rapporten. Om det behövs många värdefulla resurser för att skriva en rapport, men rapporten bara ger en liten fördel, är det inte ett effektivt projekt. En mindre tidskrävande form av affärskommunikation, såsom ett memorandum, kan vara vad som behövs.
Planera
När alla överväganden har granskats och dokumenterats, skriver författaren av rapporten - eller projektledaren om flera författare skapar rapporten - konstruerar en plan. Planering är väsentlig för effektiv företags kommunikation, ingenstans mer än i rapportskrivning. En omfattande plan för att skriva en rapport innehåller tidslinjen för skapandet av rapporten, materialbehovet, en lista över alla bidragsgivare och alla nödvändiga försörjningsmaterial och material, till exempel konstverk.
Produktion
Produktion är det viktigaste steget i alla affärskommunikationsprojekt. I rapportskrivning kan produktionen ta så lite som en dag eller så länge som flera månader, beroende på projektets omfattning. Det är viktigt att regelbundet samråda med planen under långa rapportskrivningsprojekt för att säkerställa att projektet är på rätt spår för att den ska kunna genomföras i rätt tid.
Recension
En rapport granskas normalt av åtminstone författaren innan den levereras till sina slutliga mottagare. God grammatik och stil behövs för all företags kommunikation, så översynen bör innehålla - åtminstone en översyn av stavning och skiljetecken. Om tiden tillåter, bör en mer omfattande översyn av innehållet utföras. Om möjligt bör korrekturläsaren vara någon som ser materialet på nytt. "friska ögon" är känsliga för typsnitt eller grammatiska problem att någon som har varit nära involverad i att skapa rapporten får inte fånga.
Leverans
Att leverera en rapport kan ta flera former: En rapport kan presenteras som en bildspel och diskussion, skrivs ut och skickas till hela mottagaren eller delas upp i flera sektioner och levereras över flera veckor till olika mottagare. En kortare version av en lång rapport kan presenteras, medan den fullständiga versionen finns i tryck. Leveransmetoder dikteras av rapportens längd, skrivarens tillgänglighet för att presentera resultaten och mottagarernas geografiska läge.
