När företag bestämmer behovet av förvärv av material eller kontraktsreparationer, kommer inköpsagenten eller ägaren att begära ett bud - eller en kostnadsberäkning av leveranser och / eller ett specifikt arbetsområde. Det är vanligt för ägaren eller agenten att begära ett bud från flera konkurrerande företag för att hitta den bästa leverantören. När den vinnande entreprenören väljs är det professionellt artigt att meddela misslyckade anbudsgivare av dina avsikter. Tänk på att du kanske vill att leverantörer ska bjuda på dina framtida projekt.
Bakgrund
Den första processen för att erhålla ett citat, känt professionellt som en offertförfrågan (RFQ), är att beskriva arbetsomfånget. Eftersom inköpsagenten granskar och avvisar inbjudna bud måste du vara medveten om exakt vad jobbet ska utföras och vad det förväntade resultatet är, så informationen kan vidarebefordras till det inlämnande företaget.
Ägaren eller köparen vill också komma ihåg en uppfattning om vad projektet skulle kosta. Om du undersöker och uppskattar att en takreparation på en fängelse ska kosta under $ 350 000, och buden återkommer till över 500 000 dollar - bör du granska detaljerna. Du kan ha en orealistisk budget, eller budgivningsbolagen kan bara vara övervärda.
Avslagsbrevet
Om buden är för höga, vrid dem ner. Kom ihåg att du kanske vill göra affärer med dessa företag i framtiden, du vill inte låta dem undra. Det är professionellt och artigt att skicka ett standardformulär avvisningsbrev.
Begäran om återbud
Det kan finnas tider när ett förslag lämnas in som är utanför märket. Kanske var försäljningsrepresentanten eller entreprenören missförstått arbetsområdet, eller kanske du har bestämt dig för att eliminera en del av jobbet. Skicka ett korrekt brev som begär ett återbud. I ditt dokument, erbjuda förslag, förtydligande eller modifieringar till anbudsgivaren.
Avvisa alla
Ibland är det möjligt att alla bud kommer att komma in för höga. När detta händer ska du skicka ett brev till alla anbudsgivare som meddelar dem alla citat avvisas och ge dem råd om ett datum när nya inlägg accepteras.
Eliminering på grund av specifikation
Vissa företag, särskilt ideella organisationer, måste följa en mycket detaljerad förslagsprocess. University of Tennessee kräver till exempel att budgivarna lämnar in sitt förslag i ett kuvert som identifierats med anbudsgivarens namn, adress, begäran om offertnummer och uppdragsgivarens licensinformation. När citat mottas som saknar relevant information som beskrivits, returnerar du enkelt inlämningen med en kort formulär som förklarar att inlämningsprocessen inte följdes korrekt.
