Anställda på alla nivåer kan behöva skriva meddelandememorandum (vanligen kallad memo) som en del av sina jobb. Att skriva effektiva noteringar speglar positivt på den som skrev dem, eftersom det är ett tecken på att ha goda kommunikationsförmågor. Meddelande memorandum ger positiva och negativa nyheter till anställda i hela organisationen. Frågor om kampanjer och jobbinställningar mottages ofta med spänning, medan policyändringar och skära meddelanden kan orsaka ångest och stress. Att skapa ett solidt budskap hjälper till att leverera meddelanden tydligt och på ett positivt sätt.
Identifiera det nyckelmeddelande som du försöker förmedla. Reflektera om nyheten kommer att välkomnas eller inte, och använd den här informationen för att bestämma hur man bäst kan rama meddelandet som levereras. Negativa meddelanden behöver mer information om varför något görs, medan positiva meddelanden kan fokusera på nyheterna som levereras utan att lägga till detaljerad bakgrundsinformation om varför händelsen ägde rum.
Lär dig hur de fyra grundläggande komponenterna i ett memo. De bästa noterna håller sig till det accepterade formatet som är erkänt i företagsskrivning. Däremot förbli memo-författare neutrala i sina meddelanden och förefaller inte partisk. Memorier innehåller fyra nyckelavsnitt: rubrik, öppning, kropp och slutsats.
Skapa din rubrik. Rubriker omfattar fyra huvudavsnitt: till, från, datum och ämne. Fältet "Till:" innehåller en lista över mottagare och deras jobbtitel. Fältet "Från:" innehåller namnet och titeln på den person som noteringen är från. Fältet "Datum:" är oftast det datum som noteringen levereras, i motsats till det datum som det är ritat eller skapat. Fältet "Subject:" berättar mottagarna om memoens syfte. Dessa fält liknar de fält som vanligtvis används i e-postmeddelanden, och de borde vara som följer:
Till: Från: Datum: Ämne:
Skriv öppningen av notatet. Öppningsfältet fokuserar på syftet med kommunikationen. inklusive eventuell bakgrundsinformation som behövs för att hjälpa mottagarna att förstå att meddelandet görs.
Skriv anteckningen i anteckningen. Kroppen innehåller all detaljerad information som mottagarna behöver veta. Kampanjer kan innehålla information om anställdas nya jobb och ansvar, samt när de kommer att ta på sig sin nya roll. Policyändringar bör innehålla information om när den nya politiken kommer att bli effektiv och hur det kommer att påverka anställda.
Skriv slutsatsens slut. En bra slutsats berättar för anställda vad de behöver göra för att förbereda sig för förändringar.
Ta lite tid bort från notiset och återvänd sedan till det för att redigera med fräscha ögon. Välskrivna memoar är fria från grammatiska fel och levererar tydliga meddelanden.
