Konfidentiell information är en del data som du vill behålla helt privat, vare sig av affärs eller personliga skäl. Om du skickar konfidentiell information till en annan part är det en riskabel åtgärd. Du bör skydda konfidentiellt meddelande precis som du skulle skydda allt som du tror har ett högt värde.
Vanliga scenarier
Företagen skickar vanligtvis konfidentiell information till andra affärer eller kollegor angående topphemliga projekt. Ett exempel är om ett företag överväger en fusion med en annan, behöver kommunicera den föreslagna planen och vill inte att konkurrenterna ska veta ännu. Ett annat vanligt scenario där en part måste överföra konfidentiell information är om en filmförfattare vill skicka ett oskriptat skript till en regissör. En arbetsgivare kan skicka ett konfidentiellt anställningsbud till en kandidat, eller kandidaten kan begära att hans ansökan privat. I samtliga tre fall är det klokt att sammanställa ett sekretessbrev som en ingress till de uppgifter som bifogas.
Varför ett brevbrev?
När du skickar konfidentiell information, oavsett om du är e-post eller mail, riskerar du att det blir avlyssnat av obehöriga tredje parter. Men även om informationen når mottagaren säkert, riskerar du fortfarande vårdslöshet hos den avsedda mottagaren när det gäller att hantera informationen och hålla den privat. Du kan minimera risken genom att komponera ett brevbrev som förstärker din önskan om fullständig konfidentialitet.
Vad ska inkludera
En av de första objekten som ska inkluderas på ett brev är etiketten "Konfidentiell" eller "Personlig och konfidentiell", tryckt med fetstil, bokstäver bokstäver över toppen eller direkt ovanför bokstaven. Påminna mottagaren i allmänna termer vad kommunikationen hänvisar till, till exempel "den diskussion vi nyligen hade om Project X." Uttrycka tydligt att allt innehåll som mottagaren ska läsa ska hållas i fullständig konfidentialitet - ingen parti bör visa det utom uttryckligen namngivna mottagare.
Andra överväganden
Innan du skickar ett konfidentiellt dokument till en annan part under vissa omständigheter är det klokt att få personen att granska och underteckna ett upplysningsavtal (NDA) - särskilt om det är extremt konfidentiell information. NDA definierar vad som ingår när du hänvisar till konfidentiell information, mottagarens skyldigheter och en viss tidslinje för att hålla informationen privat. Bekräfta nyckelvillkoren för ditt upplysningsavtal i ditt brev. Du bör också inkludera en kopia av den signerade NDA direkt bakom bifogade brev.
