Icke-statliga organisationer är involverade över hela världen inom de olika sektorerna hälsa, jordbruk, utbildning, utveckling och ekonomi. Följaktligen behöver de dokumentation i form av förslag, rapporter, fallstudier eller processdokument för att hjälpa till i deras dagliga funktion. Det finns några grundläggande riktlinjer för hur man skriver dokumentation för icke-statliga organisationer.
Fallstudier
Identifiera det problem du planerar att undersöka. Konstruera en mall som guidar dig under hela skrivprocessen, samt förbättra hur dokumentet ser ut och läser.
Bestäm en unik titel som är attraktiv för läsaren.
Utforska problemet, inklusive orsaker, effekter och teori. Ge så mycket bakgrundsinformation som möjligt.
Diskutera den möjliga lösningen. Förklara hur du nådde lösningen samt de metoder som användes i studien.
Beskriv fördelar som din fallstudie syftar till att lyfta fram.
Projektförslag
Skriv titeln. Se till att det motsvarar de aktiviteter som planeras i projektförslaget.
Beskriv din NGOs profil. Inkludera tidigare relevant erfarenhet samt detaljer om organisationsstrukturen. Förklara varför frivilligorganisationen bör finansieras och hur givarens pengar ska användas.
Beskriv hur problemet identifierades, antingen genom intervjuer, undersökningar eller fallstudier.
Arbeta med projektets mål och föreslagna aktiviteter - här ange vilken föreslagen verksamhet som är, det omedelbara målet och de förväntade fördelarna med projektet.
Skriv projektstrategin. Inkludera rollen som din icke-statliga organisation eller din icke-statliga organisationens förhållande till andra icke-statliga organisationer.
Skriv om teknisk genomförbarhet. Beskriv den tekniska expertisen hos din icke-statliga organisation eller det tekniska bistånd som krävs från givarens program.
Skriv de förväntade resultaten. Ange vilken inverkan projektet kommer att få på din icke-statliga organisation, givare och samhälle. Berätta hur projektet ska övervakas och utvärderas.
Skriv budgeten. Ge en berättande beskrivning av budgeten, med angivande av projektets totala projektkostnad samt det begärda beloppet från givaren.
rapporter
Skriv titeln. Se till att titeln återspeglar vad du har gjort.
Skriv ett abstrakt av cirka två stycken eller 250 ord. Det bör innehålla syftet med rapporten.
Skriv introduktionen. Se till att introduktionen innehåller det problem du försöker lösa, om problemet har lösts och utmaningarna står inför.
Skriv problembeskrivningen och ange hur du identifierade problemet. Ge ett uttalande om ditt förflutna, relaterat arbete.
Arbeta med den tekniska sektionen. Ge konturer av varje sektion i början av varje avsnitt.
Arbeta på resultaten. Resultaten ska presenteras med hjälp av tabeller och diagram. Ge ett uttalande om ditt framtida arbete.
Ange dina huvudpunkter i slutsatsen, till exempel hur samhället har gynnat ditt arbete.
Processdokument
Identifiera de uppgifter och delegationer som du behöver inkludera i processdokumentet, eftersom det primära målet med ett processdokument är att ge en tydlig och koncis beskrivning av hur frivilligorganisationen fungerar.
Utveckla processmodellen. Här ordnar de enskilda uppgifterna och delegationerna i en enda hierarkisk struktur.
Beslut om nivån på detaljer. Detaljerna i varje verksamhet bör innehålla om de uppdrag som utförts var slutförda.
Identifiera de enskilda processerna som utgör de uppgifter du har identifierat. Delade operationer i hanterbara bitar. Varje "chunk" ska ha en detaljerad detalj.
