Under de flesta affärstransaktioner förväntas kunderna betala när varorna köps eller tjänsterna. Vissa företag tillåter kunder att skicka betalning efter det faktum, och andra tillåter kunder att göra avbetalningar över tiden. Det fungerar bra oftast, och få företag har problem med ett stort antal icke-betalande kunder. När kundernas betalningsproblem uppstår måste företag dock vidta de korrekta åtgärderna för att erhålla betalning. Ett av de första stegen är ofta ett brev för att kräva betalning.
Ange ditt namn eller företagets namn, adress, kontaktuppgifter, till exempel telefonnummer och e-postadress, och datumet längst upp till höger på sidan. Du kan använda företagets brevpapper centrerad högst upp på sidan istället för att skriva in din information, men du måste fortfarande inkludera datumet på höger sida.
Placera kundens namn, adress och kontonummer, om tillämpligt, sex rader från början av sidan till vänster.
Ange det belopp kunden är skyldig i första stycket. Börja brevet med ett uttalande som, "Detta brev är att begära betalning i mängden (tom)." Berätta för kunden det datum han skulle ha skickat ut betalning.
Berätta för kunden det datum då hon måste skicka betalning. Ange om du vill acceptera en mindre betalning eller utarbeta en betalningsplan.
Berätta för kunden följderna av fortsatt icke-betalning i andra stycket. Detta inkluderar avgifter, räntehöjningar, rättegångar eller skicka konton till inkassobyråer.
Tacka kunden för hans affärer och för hans aktuella uppmärksamhet i frågan i sista stycket. Bjud in honom att kontakta dig med frågor. Skriv ditt fullständiga namn och din jobbtitel längst ned på sidan. Sätt din signatur ovanför ditt typade namn.
