Att hålla en affärsmiljö organiserad är en nyckelkomponent för ett framgångsrikt företag. Kontorsrutiner är riktlinjerna för den organiserade miljön.Genom att följa detaljerade steg för att ställa in kontorsprocedurer kan ditt team fokusera på företag snarare än saker som tar dig bort.
Granska nuvarande procedurer. Förstå aktuella procedurer skapar en grundlinje för förändring. Om inga rutiner har upprättats är observationer i skrivproceduren ett bra första steg.
Samla feedback från anställda. När dina baslinjeprocedures har tagits, samla ytterligare feedback från medarbetare. Fråga dem, "Vad ska förändras? Vad kan förändras? Är ordningsföljdens ordningsföljd korrekt?"
Identifiera vilka förfaranden som fungerar. Att veta vad som fungerar hjälper hjälper dig att fokusera på rutiner som inte fungerar.
Identifiera vilka förfaranden som inte fungerar. Markera områdena för förbättring, så rekommendationer kan bearbetas.
Rekommendera ändringar av procedurer som inte fungerar. Använd listan från steget ovan och träffa andra medarbetare för att skicka rekommendationer om ändringar i rutiner som inte fungerar.
Arbeta stegvis i detalj. Nu när du har en lista över rutiner som fungerar och rekommenderade lösningar för dem som inte gör det, skriver du dem i detalj. Fokusera på hur en process länkar till den andra.
Publicera kontorsförfarandena till anställda. Den detaljerade dokumentationen ska delas med alla anställda så att alla kan använda kontorsförfarandena.
tips
-
Kontorsförfaranden publiceras bäst med en träningshandbok, frågeställningar och svar och ett dokument med vanliga frågor. Antag aldrig en processverk. Fortsätt övervaka den för fortsatt förbättring.
Varning
Kontorsförfaranden ses ibland som hinder för att göra affärer, så vissa anställda kan vara envisa att förändras. Fokusera på fördelarna med en kontorsprocess.
