Olyckor händer. Ibland är resultaten mindre; vissa olyckor, såsom tåg- eller flygbrott, spill av kemikalier eller andra ämnen eller explosioner kan ha drastiska konsekvenser. I kölvattnet av sådan allvarlig händelse har allmänheten rätt att veta vad som hände och vad som händer för att åtgärda det som hände. Ett företags PR-avdelning kan ge mediet ett första innehavsförklaring som beskriver de grundläggande fakta om händelsen och låter människor veta att du hanterar situationen. Uttalandet måste skrivas noggrant på ett tydligt och koncist språk.
Utnämna en person att utarbeta och / eller leverera innehavsförklaringen till media. Typiskt använder företagen en PR-personal för att hantera dessa frågor. Förstå dock att media kan behöva höra från de faktiska beslutsfattarna i företaget, till exempel ägaren eller verkställande direktören.
Börja med ditt uttalande genom att uttrycka din oro för några offer och din empati för situationen.
Ange händelsens grundläggande fakta. Enligt SAE Communications ska ditt innehavsförklaring svara på de grundläggande frågorna om vad som hände, vem var involverad, när det hände, var det hände och varför det hände. Glöm inte över eller ignorera någon av dessa punkter. Om det finns fakta som inte är redo att delas, kan du vanligtvis förklara orsaken till det. till exempel, vill du meddela offrens familjer innan de släpper sina namn. På samma sätt kan du neka att diskutera händelsens orsak till någon detalj tills resultaten av undersökningen är färdiga.
I de flesta fall av en allvarlig olycka eller olycka arbetar företagen inte ensam, men samarbetar med första respondenter och andra organisationer, vanligtvis statsrelaterade. Att nämna dessa myndigheter och typen av medverkan är viktiga nyheter och hjälper också till att mildra rädslan i allmänhet. De flesta människor lugnar sig genom att veta att akutbyråer är involverade när nödsituationer uppstår.
Ge en tidslinje för när du kommer att ta upp media igen och hur media kan kontakta organisationen för mer information. Förklara om och när företagets ledarskap, till exempel VD, kommer att vara tillgängligt för att ta itu med frågor och problem.
Varning
Spekulera inte eller njut av spekulationer om vad du inte känner till, och tilldela inte skulden. Hösten 2014 var en patient som smittades med ebola felaktigt utsläppt från ett Dallas sjukhus. I sina tidiga uttalanden skyllde sjukhuset sina sjuksköterskor för frisläppandet; när två sjuksköterskor som var inblandade i patientens vård var senare infekterade, föreslog sjukhuset att de skulle bryta mot protokollet. Sjukhuset återkallade dessa anklagelser inför ytterligare information som tyder på att sjuksköterskorna inte hade gjort något fel, och det var faktiskt den medicinska personalen som ansvarade för felen, men dess rykte var då allvarligt skada.
