Många presspaket hamnar direkt in i papperskorgen. Några av dessa paket skulle bara inte intressera läsarna, men andra var bara dåligt sätta ihop. Korrekt formatering av ett presspaket ökar chansen att informationen publiceras. Genom att maila paketet ökar också möjligheten att få informationen utskriven - inte bara att få informationen snabbt, men att materialet enkelt kan reproduceras.
Identifiera dina mål för att skicka ut ett presspaket och sedan forskningsnyheter som kan hjälpa till att uppfylla dessa mål. Redaktörer har mycket lite extra tid, så slösa inte bort det. Ett litet papper i Ohio som bara publicerar lokala nyheter är inte intresserad av ett presspaket från en händelse i Kalifornien. En nyhetsstation som fokuserar på ekonomi är inte intresserad av ett presspaket om en rockkoncert. När du har identifierat rätt mediautrymme, leta reda på e-postadressen och namnet på redigeraren, om möjligt, genom att söka på Internet eller ringa organisationen. En allmän företags email kan användas om redaktörens e-post inte är tillgängligt. Bekanta dig inte bara med mediautloppet, men med mediautloppets stil. Ju närmare presskitet är på medieorganisationens stil, desto bättre.
Skriv ett kort uttalande (3 till 10 ord) om vad du skickar i ämnesraden i e-postmeddelandet. Om möjligt, försök att visa varför det aktuella medietillståndet skulle vara intresserad av informationen. Om till exempel om satsen skickas till ett lokalt fokuserat papper, ska du inkludera platsen för händelsen eller verksamheten i ämnesraden.
Ange punkten direkt i e-postens kropp, och koppla om möjligt den huvudpunkten till mediautbudets stil och intressen. Vad du inkluderar i e-postens kropp varierar beroende på vad som ingår i presspaketet. Om mediasatsen bara är ett pressmeddelande, inkludera texten i utgåvan i e-postens kropp och bifoga utgåvan för enkelhets skull. Om presspaketet är ett paket om ett evenemang, skriv ett kort uttalande som säger vad händelsen är, när den är och vad du har bifogat. Om presspaketet handlar om ett lokalt företag, skriv ett kort uttalande om varför du skickar paketet.
Fäst presskitfilen till e-postmeddelandet. Var noga med vilket filformat du skickar, för att inte alla mediautsläpp kommer att kunna öppna alla typer av filer. Generellt kan PDF-filer (Portable Document Formats) öppnas av nästan alla, och tittarprogrammet är gratis att ladda ner. PDF-filer kommer också att se till att det du ser på din datorskärm är vad mottagaren ser, utan att formatera ändringar från de olika datorerna. RTF-filer (Rich Text Format) är också universellt lätta att öppna. Formatet bevaras dock inte i en RTF-fil och är inte bäst för dokument med grafik.
Se till att alla bilder som är avsedda för reproduktion är tillräckligt stora för att bli reprint av hög kvalitet. Komprimera inte bilden så att e-postmeddelandet skickas snabbare. Textdokument kan kombineras i en fil, men foton som ska beaktas för publicering måste bifogas som separata filer, eftersom bilder inte enkelt kan separeras från dokumentet. JPG-filformat är ofta bäst för bilder.
Gå tillbaka till e-postens kropp. I slutändan, lista vilka dokument du har bifogat och varför; nämna också om filerna är tillgängliga i ett annat format. I slutet av e-postmeddelandet, ange din fullständiga kontaktinformation.
Dubbelkontrollera alla aspekter innan du skickar e-postmeddelandet. Se till att e-postadressen är korrekt, e-postens kropp har inga fel och att de korrekta filerna är bifogade.
