Dokumentkontrollprocedurer är avgörande för att hantera fakturor för leverantörsskulder. De kommer att hjälpa till att se till att du registrerar alla fakturor som faktureras med betalning till bokföringsbokföringen och bearbetar betalningar för fakturorna i rätt tid. Ett skriftligt förfarande för hantering av leverantörsskulder hjälper till att lindra misstag vid bearbetning och för att undvika sena avgifter för att inte betala betalningar i tid.
Datum-Stämpla fakturan
Den som ansvarar för öppningen av det dagliga meddelandet bör stämpla varje faktura med faktura som mottas med dagens dag. Date-stämpling gör att du kan spåra hur lång tid det tar att betala en faktura hos ditt företag. Den person som stämplar fakturorna bör notera några signifikanta tidsskillnader mellan fakturadatumet och det mottagna datumet. Fakturor som skickas veckor efter generationen kan behöva skjutas genom de betalningsbara betalningarna, för att undvika sena avgifter.
Koda fakturan
Den anställde som är ansvarig för att skapa eller hantera utgiften skriver koden för det relevanta generaldirektkontot på fakturan och jämför fakturan med den återstående budgeten för det kostnadskonto. Om huvudbokskoncernen överstiger det budgeterade beloppet när du har bearbetat fakturan, ska arbetstagaren innehålla en förklaring till överbeloppet på fakturan.
Hämta faktura godkännande
Cheferna är ansvariga för att granska och godkänna alla fakturor för leverantörsskulder som faller inom deras kontrollområde. Chefen granskar kodningen på fakturan för noggrannhet och eventuell förklaring av budgetöverlåtelse för grundlighet. Chefen börjar då och fakturan så att revisor vet att chefen har godkänt fakturan för betalning.
Förbered kontrollen
Revisorn granskar fakturan för att säkerställa att rätt godkännanden och förklaringar för överlagring ingår på fakturan. Revisorn dubbelkontrollerar också kodningen på fakturan och frågar någon kodning som verkar vara felaktig. När revisorn är nöjd med godkännandet och kodningen av fakturan förbereder han en check för betalning.
Företagskontroller ska innehålla två kontrollstubbar: en kontrollstub för emittenten och en kontrollstub för mottagaren. Kontrollstubben ska innehålla fakturadatum, fakturanummer och kontonummer, om säljaren tilldelats en. Utgivarens kontrollstub kan innehålla generalkoderkodning om så önskas. Gör en kopia av fakturan för dina egna poster och häfta utgivarens kontrollstub högst upp på fakturan. Fyll i faktura kopia för att stödja utgiften vid revision eller för redovisning.
