Dokumentkontrollprocedurer behöver inte vara komplexa. I själva verket bidrar komplexiteten till sannolikheten att dokumentet inte kommer att hänföras till tillräcklig hänvisning. Med detta sagt är hantering av information en av de viktigaste processerna i någon organisation. Tilliten till elektronisk datakorrespondens ökar behovet av att kontinuerligt uppdatera datakontroll och lagringsprocedurer. Underlåtenhet att behålla adekvata dokumentkontrollförfaranden kan leda till stora finansiella risker. Tack och lov har förbättringar av dokumentkontrollteknik och programvara skapat en ny värld av bästa praxis.
Identifiera kritiska processer
Tilldela ett team av korsfunktionella chefer för att identifiera dina mest kritiska processer relaterade till data och informationsflöde. Spåra hur data (e-post, kundundersökningar, IRS-formulär, etc.) strömmar från din kund till dina databasfiler. Jämför varje dataflödesprocess och identifiera vanliga eller överflödiga uppgifter. Kartlägg alla informationsprocesser, allt från e-post till företagsöverensstämmelse, med hjälp av ett grundläggande flödesschema.
Skapa procedurhandbok
Förfaranden - för både programvara och papper - måste definiera hur dokument godkänns före och efter uppdateringen. De bör också detaljera hur du uppdaterar och godkänner dokument igen. Adressera hur systemet ska identifiera förändringar, det vill säga vid utfärdandedatum eller teckensnittsändringar. Var noga med att beskriva processen för att besluta om inkurs. Förstå hur man förhindrar att "föråldrade" dokument används.
Säkerställa funktionalitet
Se till att dokument är tillgängliga för rätt personer när de behöver dem. Om du konverterar till ett virtuellt system, var noga med att noga dokumentera hur originaldokumentet kommer att lagras, om alls. Slutligen, ha en backup lösning. Om du byter till ett automatiserat system, använd en strategi för pilotutrullning. Efter fullständig konvertering, vänta tre månader innan du förstör eller arkiverar pappersdokument.
