Brev är viktiga sätt att kommunicera både personliga och affärsmässiga känslor. Personliga bokstäver är emellertid väldigt annorlunda än deras affärsmotstånd. För att visa korrekt företagsetikett under dina företags transaktioner, bör du känna igen dessa skillnader och smärta inte att blanda brevstilar. Detta hjälper dig att se professionellt ut mot anställda, kunder, aktieägare och investerare.
Formatera
Företagsbokstäver och personliga bokstäver formateras mycket annorlunda. Med några mindre variationer har affärsbrev normalt 1-tums marginaler. De har också enstaka avstånd, med dubbelavstånd endast mellan punkter och inledande datalinjer (t ex datum, ämne). Brevet lämnas motiverat utan punktindryckning. Företagsbokstäver skrivs alltid alltid. Däremot kan personliga bokstäver ha nästan vilket format som helst. Det är upp till författaren att bestämma hur han vill att det personliga brevet ska visas. Ett personligt brev är traditionellt handskriven, men med teknikutveckling skriver många människor personliga brev på sina datorer eftersom det är snabbare att skriva än skriva manuellt.
Innehåll
I ett företagsbrev är innehållet alltid objektorienterat - det vill säga, syftet med brevet är transparent. Med ett personligt brev kan innehållet täcka många olika ämnen, och det finns mer fokus på att relatera tidigare händelser och känslor än problemlösning. Personliga brev kan vara mycket mer meandering. Personliga brev kan beröra vissa affärs- eller finansproblem, men affärsbrev diskuterar aldrig personliga problem om inte dessa frågor direkt påverkar verksamheten.
Språk och skiljetecken
Affärsbrev använder mer formellt språk än personliga brev. Författare ägnar särskild uppmärksamhet åt ordval eftersom ordval kan göra en stor skillnad i juridiska frågor. Salutationer och stängningar är artiga och hänvisar till riktiga titlar (t ex ordförande Edwards, fröken Neman). Kolonier används mer i affärsbrev än personliga bokstäver, särskilt efter hälsningen och de inledande datalinjeetiketterna (t.ex. RE:, DATE:). Personliga bokstäver kan använda vilket språk som helst, inklusive slang och icke-företagsförkortningar som ttyl (prata med dig senare) eller btw (förresten). Fördelen med detta är att skribentens personlighet verkligen stämmer överens. Affärsbrev förlorar ofta författarens sanna "röst". Personliga bokstäver använder standardinterpunktionsregler, men eftersom de är så informella ignorerar författare ofta några grundläggande interpunktions- och kapitaliseringsstandarder.
Varför differentiera?
Huvudskälet till att människor skiljer personliga brev från företagsbokstäver är att en vanlig metod för att skriva ett företagsbrev skapar effektivitet i affärsverksamheten. Företagare vet till exempel att de snabbt kan fastställa syftet med affärsbrevet från ämnesraden. Effektivitet kan omsättas i intäkter. En annan anledning till differentiering är att med ett professionellt format framgår att det som är i brevet är viktigt. För det tredje förväntas användningen av företagsbrevformat av yrkesverksamma. Om du inte följer företagsformat med ditt företag kan du komma överens som mindre beredda eller oerfaren.
