Att vara hands-on med ditt företag är bra, men det gäller inte alltid för varje fas av verksamheten. Datainmatning är en viktig aspekt av verksamheten där övergången till automatiska processer nästan alltid är bättre. I mycket små företag där ägaren är huvudoperatören kan det fortfarande vara meningsfullt att göra all dataingång manuellt, även om uppgradering till ett automatiskt system kan göra mjukare operationer. För företag med fler än en eller två anställda kan det också ge ekonomisk mening att man flyttar sig från manuell datainmatning så snart som möjligt.
Nackdel: mänskligt fel
Prova som vi kanske, människor är mer benägna att fel än datorer. Medan ett datorsystem har enstaka glitch registrerar det vanligtvis data och organiserar det på ett mer exakt sätt än människor, med mindre behov av felkontroll. Manuell databehandling kräver mycket fler ögon för att kontrollera och dubbelkontrollera data för noggrannhet.
Nackdel: Hastighet
Det tar mycket tid att skriva in data manuellt. Maskiner och datorer är i allmänhet snabbare än människor, vilket frigör tid för anställda att fokusera på andra saker. I stället för att skriva in siffror hela dagen, kan dina anställda spendera mer tid på att granska inventeringen, skapa diagram eller utarbeta prognoser för framtida tillväxt.
Nackdel: Arbetskostnader
Det kostar mycket pengar att betala folk för att manuellt skriva in data, och det gör att entreprenörer och andra anställda investerar mer tid på sin punkt som största bidrag till vision och uppdrag av företaget. Arbetet hos många kan nu slutföras av en person, vilket innebär att du behöver färre datainmatningsanställda eller än du kan använda dina anställda på områden som bättre engagerar sina gåvor för att påskynda företagstillväxten.
Fördel: Systemkostnader
Manuell datainmatning kräver inte dyra system, maskiner och program. Småföretagare har inte alltid en stor startfond när de går i drift och av marken. Ett manuellt bearbetningssystem gör det möjligt för ett företag att komma in i spelet utan att behöva investera mycket dyrbart kapital i datorer, maskiner och datorhanteringsmetoder.
Fördel: Lätt för små start-ups
Vissa entreprenörer har en bra känsla för hur man spårar data på papper med hjälp av arkiv, men är inte lika bekväma med datorsystem. Under en tid då du sannolikt lär dig mycket saker på en gång för att få din verksamhet att gå, kan det vara att föredra att tillfälligt sluta lära sig ett datainmatningssystem. Så länge du behåller exakta dokument manuellt kan du vänta med att utforska det alternativet tills resten av din dagliga verksamhet är mer rutinmässig.
Fördel: Ökad övervakning
När du registrerar för hand har du kontroll över vilka kategorier varje enskilt nummer är placerat i. Om ditt företag har unika behov som gör försäljningen eller trenderna svår att spåra på ett automatiserat sätt, kan du behöva spåra dessa nummer manuellt.Exempelvis kan socialtjänstemän som registrerar förändringar i familjedynamik eller lättnad från känslomässigt lidande hitta manuella databehandlingsmetoder för att vara mer exakta än automatiserade metoder.
Övergång från manuell till modern datainmatning
Medan manuell inmatning av data ibland är lättast med ett mycket litet företag och möjliggör mindre kostnader för att få bollen att rulla, när ett företag växer, så måste dess metoder. När du är redo att övergå från manuell datainmatning till något lite mer sofistikerat kan du titta på program som Quicken, QuickBooks eller det fria programmet ZipBooks. Eventuella kalkylprogram kan hjälpa dig att kategorisera andra åtgärder, till exempel programs framgångssatser, anställda trender eller ändringar i dynamik och prognoser på lättförståeliga sätt. Det är klokt att skriva in några månader eller år av tidigare data så att du kan se trender i de nya numren när du anger dem. När du är osäker, kontakta en revisor eller datainmatningsspecialist för engångshjälp eller som vanligt stöd för att upprätthålla noggranna dataposter för ditt företag.
