Att skriva en detaljerad projekthanteringsplan eller process innebär att du dokumenterar de steg och uppgifter som krävs för att skapa en produkt eller tjänst. Din handlingsplan ska beskriva hela projektet med alla faser, från och med inledandet och fortsätta genom övervakning, genomförande, kontroll och nedläggning, rekommenderar projekthanteringsinstitutet. Inkludera en översikt och detaljer om omfattning, schema, kostnader och kvalitet. Du bör också lista projektgruppens medlemmar, kommunikationsstrategi, risker, inköpsprocesser och tekniker för att hantera förändringar.
Använda en mall
Även om du kan skapa ditt eget format är det ofta lättare att börja med en befintlig design. Hämta en mall från en webbplats som Microsoft Office, PM Docs eller PM Links. Med en mall ser du till att du täcker alla nödvändiga ämnen och upprätthåller konsekvens med varje projekt. Dessutom mallar du en mall för att identifiera de personer som kommer att godkänna din plan, fördela finansiering och tillhandahålla resurser.
Överblicket används för att beskriva situationen. Ange till exempel de affärsvillkor som utlöste behovet av projektet. Det kan innefatta kundernas feedback, konkurrentplaner eller investerarkrav. Skapa avsnitt för omfattning, schema och budget. Dessa avsnitt ger specifika uppgifter om den produkt eller tjänst du planerar att skapa, projektets milstolpar, hur många personer du behöver arbeta för projektet och budgetbegränsningarna. Skapa en sektion som beskriver din kvalitetshanteringsprocess och innehåller en kvalitetssäkringsstrategi och kvalitetsstyrningsinitiativ. Genom att dokumentera processen du planerar att följa, berättar du alla teammedlemmar vad de behöver göra för att uppnå projektets mål och mål.
detaljer
Lista projektgruppsmedlemmar, deras roller och ansvarsområden samt tidsförpliktelser för att stödja sektioner. Beskriv dessutom den kommunikationsstrategi som ska följas, till exempel att fylla i veckovisa statusrapporter och köra månatliga möten. Till exempel kan du inkludera en tabell som anger vad du vill att varje lagmedlem ska jobba med. Inkludera uppgiften i den första kolumnen och dokumentera statusen i den andra kolumnen, till exempel inte igång, pågående, avslutad eller försenad. Lägg till utrymme för en ytterligare kommentar i en tredje kolumn.
Bearbeta
Beskriv slutligen planer för att hantera eventuella risker, t.ex. leverantörsförseningar eller ytterligare intressenters krav. Definiera köpprocesser och listtekniker för att hantera förändringar, inklusive vem som får godkänna anpassningar till planen.
Godkännande
När din plan är klar, granska detaljerna med projektgruppen. Inkorporera deras återkoppling innan de distribueras till dina intressenter för godkännande. När planen är godkänd börjar du arbeta dig igenom stegen. Håll lagmedlemmarna informerade om framstegen, enligt proceduren i din kommunikationsstrategi. När arbetet fortsätter utvärderar du dina ansträngningar så att du kan införliva tekniker du lär dig in i ditt nästa projekt.
