Att förlora en kund är en olycklig omständighet som händer i företag varje dag. När ett företag förlorar en kund försöker företaget ofta att få tillbaka honom genom att skriva honom en ursäkt brev. Företagen förlorar pengar när kunderna slutar köpa de varor och tjänster som erbjuds. Om ditt företag förlorar en kund på grund av missnöje, försök skriva ett brev till honom. Gör brevet personligt, snällt och kortfattat. Ge en ursäkt och säg lämpliga ord för att återfå sin lojalitet och verksamhet.
Använd företagets brevhuvud. När du skriver ett brev för att få tillbaka en kund, använd företagets brevhuvud och skriv det med ett ordbehandlingsprogram. Inkludera datumet längst upp i brevet tillsammans med kundens namn och adress.
Adress brevet. Skriv brevet på ett personligt sätt med kundens namn och ordet "Kära" i hälsningen. Låt kunden veta att du värdesätter honom och hans affärer individuellt genom att hålla brevet personligt.
Ursäkta i början av brevet När ett företag förlorar en kund är det ofta för att kunden är missnöjd av någon anledning. Det kan bero på problem med kundservice, kvalitet på varor och tjänster eller prissättning. Ta med den exakta orsaken, om du vet det, att kunden har slutat använda ditt företag. Var uppriktig och låt kunden veta att du verkligen är ledsen och att detta inte är en återspegling av dina normala affärsstandarder. Om det inte finns någon uppenbar anledning att kunden slutat använda ditt företag, behöver du inte ursäkta. I stället berätta för kunden att du saknar henne och att du hoppas att hon kommer att använda dina tjänster igen i framtiden.
Erbjudandet ändras. Föreslå något för kunden för att göra situationen rätt. Du kan erbjuda en gratis tjänst, en procentsats av en försäljning, gratis frakt eller en gratis present. Se till att erbjudandet är något som kommer att påverka kunden väsentligt.
Tacka kunden Erbjud tack och tack till kunden för de år som hon har gjort affärer med ditt företag. Berätta för kunden att du hoppas att hon kommer att ompröva sitt beslut och försäkra henne om att dina varor och tjänster i framtiden kommer att uppfylla henne. Lämna ditt telefonnummer, direktförlängning och e-postadress och fråga henne om att ringa dig om hon har några kommentarer, problem eller frågor.
Stäng brevet. Skriv brevet "Med vänliga hälsningar" följt av ditt namn.
