Att missa en projektfrist kan skada ditt förhållande till en kund och kosta dig affärer. Ibland är dock förseningar oundvikliga. Hur du bryter nyheterna kan göra skillnaden mellan att stärka ditt förhållande och förstöra det. Om du närmar dig problemet på rätt sätt kan du stärka din kunds förtroende och försäkra honom om att du ska göra vad som krävs för att slutföra projektet.
Kontrollera regelbundet
Istället för att vänta tills det finns ett problem att röra basen med din klient, skicka veckovisa uppdateringar och en aktuell tidslinje. Eftersom du ofta kommunicerar med honom, blir det inte lika mycket av en chock när du informerar honom om förseningen. Om det är klart att du stöter på problem, informera klienten och be om ursäkt omedelbart. Din ursäkt kommer att få större inverkan om den levereras tidigt än om din klient tar emot den efter tidsfristen redan har missat.
Erkänn besväret
Låt din kund veta att du förstår det problem som förseningen kommer att orsaka honom. Detta visar att du tar situationen allvarligt och att du är oroad över hur det kommer att påverka honom. Också, säkra klienten att du har ett handtag på problemet och låter det inte hända igen. Detta kommer att göra honom mer benägna att hålla fast vid ditt företag än att hitta någon annan för att avsluta projektet. Till exempel, berätta för honom "Jag vet att du räknar med att du har det i god tid före ditt årliga aktieägarmöte. Vi har identifierat problemet och kommer att göra vad som krävs för att slutföra det före dess."
Ha en plan
I stället för att bara säga att ditt arbete kommer att vara sent, ge klienten ett nytt slutdatum. Detta låter honom justera sin tidslinje och ta emot förändringen. Han kommer ha mer förtroende för dina förmågor om du har en tydlig tidslinje än om du bara säger att du inte vet när du kommer att bli färdig. Beskriv också vad du ska göra för att få projektet tillbaka på rätt spår. Låt kunden veta att du vet vad som gick fel och att du har tagit upp problemen och har en plan att få projektet tillbaka på schema.
Minimera skadan
När du berättar för kunden om förseningen, ge honom något för att kompensera för besväret. Till exempel, ge honom en rabatt på det projektet eller på ett framtida projekt för att uppmuntra honom att ge dig en ny chans. Du kan också erbjuda att kasta in ytterligare varor eller tjänster utan kostnad. Detta visar att du vill göra förändringar och reparera relationen, samtidigt som kunden får en påtaglig fördel för att ge dig en andra chans.
