Skyddad i 1993 skyddar familjemedicinsk avgångslagen vissa anställdas jobb, som måste ta obetald ledighet för att ta hand om ett nyfött eller adoptivt barn eller för en allvarligt sjuk familjemedlem. FMLA skyddar också arbetet hos anställda som själva är allvarligt sjuk eller skadade, och måste ta ledighet för att återhämta sig. Den medicinska karaktären hos de flesta FMLA-förfrågningar utlöser integritet och konfidentialitetsproblem som arbetsgivare behöver tänka på.
Kommunikation av medicinsk information
Vissa medicinska uppgifter kan inte hållas fullständigt konfidentiella. För att en FMLA ska bli godkänd måste arbetsgivaren exempelvis granska en läkares rekommendation utifrån ett allvarligt hälsotillstånd. Department of Labor rekommenderar att man använder en standardformulär för läkares rekommendationer för FMLA. Formen gör det möjligt för läkaren att ge detaljer om tillståndet, inklusive längden på ledighet som krävs. Blanketten är tillgänglig online från Arbetsmarknadsdepartementets hemsida.
Tillgång till medicinsk information
Tillgång till journaler regleras av lagen om hälsoinformation och ansvarsskyldighet. Lagen reglerar strängt vem som har tillgång till medicinsk information från vilken individens identitet kan bestämmas. HIPAA är balanserad för att ge information till vårdpersonal för att tillåta dem att göra sina jobb, och under andra omständigheter, som FMLA begär. Handlingen kräver emellertid att tillgången till journaler är allvarligt begränsad. Som arbetsgivare som omfattas av FMLA måste du begränsa tillgången till dessa journaler endast till utsedda anställda som absolut måste ha tillgång till bona fide affärsskäl.
Lagring av medicinsk information
Som arbetsgivare måste du skydda medarbetarens medicinska information från dem som inte är utsedda för åtkomst till den. Alla journaler ska lagras separat från personalfiler. Medicinska filer relaterade till FMLA-förfrågningar bör hållas i låsta filskåp som endast utsedda anställda har tillgång till. Vid faxning och fotokopiering av medarbetarnas medicinska uppgifter bör protokoll etableras och följas strikt för att säkerställa anställdas integritet. Till exempel, om en medicinsk dataform av misstag lämnas i en fotokopia och sedan ses av obehöriga, är det ditt företag som är ansvarigt för brott mot privatlivet, inte den felaktiga medarbetaren.
Arbetsgivarhänsyn
Ofta i FMLA-situationer behöver arbetsgivare tillgång till vissa av deras anställdas journaler. HIPAA föreskriver att anställda ska ge skriftligt tillstånd till arbetsgivare att endast få tillgång till de handlingar som är relevanta för det tillstånd som FMLA lämnar begärs utan att ge blanketten tillstånd att få tillgång till alla journaler. Arbetsgivare kan begära en andra åsikt utifrån en läkares rekommendation för FMLA och kan också kontakta läkaren direkt och diskutera villkoret. Sådana diskussioner måste också godkännas av arbetstagaren. Anställda som söker FMLA måste tillhandahålla adekvat dokumentation och kommer därför sannolikt att ge dessa tillstånd.
