De fyra kommunikationskomponenterna kodar, avkodar, överföringsmedium och återkoppling. Avsändaren av ett personligt eller företagskommunikationsmeddelande kodar och sänder det via ett eller flera medier till mottagaren, som avkodar det och svarar genom att ge feedback. I affärer får effektiva kommunikationer erbjudanden som görs, gör det möjligt för chefer att motivera sina anställda och hjälper företag att interagera med sina intressenter. Dålig kommunikation kan leda till låg moral, förlorad produktivitet och brist på förtroende.
kodning
Den första kommunikationskomponenten kodar, vilket är översättningen av idéer och begrepp till symboler och gester. Avsändaren börjar genom att bestämma att meddelandet ska överföras. Goda idéer blir ofta förlorade om kodningsprocessen är botched. Exempelvis kan konversationer som är förvirrade med irrelevanta fakta och fördunkla logik göra det omöjligt att få en tydlig och produktiv dialog om fakta, enligt professor John P. Kotter från Harvard Business School och professor Lorne A. Whitehead, professor vid British Columbia. Bedrägliga kommunikationsstrategier, till exempel rädsla mongering, kan skapa oro över imaginära risker som också kan göra människor mot en bra idé. Affärsförfattare Theodore Kinni skrev i Harvard Business School Arbetskunskap att kommunikationens kraft kan maximeras genom att tolka fakta och inte bara recitera dem, och genom att använda känslor och symboler för att förstärka meddelanden och omedelbart ansluta sig till anställda.
Medium
Det kodade meddelandet överförs via ett medium eller en kanal. De två grundläggande företagskanalkategorierna är muntliga och skriftliga. Muntlig kommunikation kan genomföras via telefon eller via internetbaserad teknik som virtuell telekonferens och webbsändningar. Skriftlig kommunikation innehåller rapporter och noter om traditionellt pappersbaserat media eller på elektroniska medier. Orala kanaler är snabbare eftersom avsändaren och mottagaren kan använda verbala och icke-verbala signaler för att sända meddelanden och svara nästan omedelbart. Det är därför som företagsledare reser över hela världen för att slutföra affärsavtal, eftersom det är svårt att använda personlig prenumeration och virtuella möten när man skapar personlig prägel och förtroende.
avkodning
Avkodning är jobbet hos mottagaren av meddelandet. Det innebär att tolka de verbala och icke-verbala meddelanden som sänds av avsändaren. För framgångsrik företagskommunikation måste kodnings- och avkodningsprocesserna synkroniseras. Detta kräver förtroende mellan mottagaren och avsändaren. Kulturella skillnader bidrar ofta till att bygga detta förtroende, särskilt i tolkningen av icke-verbal kommunikation. Att peka med ett finger är till exempel acceptabelt i Nordamerika men anses vara oförskämd i många delar av Asien.
Återkoppling
Feedback är det sista steget i kommunikationsprocessen där mottagaren svarar på avsändarens meddelande. Den här signalen kan vara verbal - till exempel "Ja, jag tycker att det är en utmärkt idé" - eller icke-verbalt, till exempel en suck eller en lång paus för att indikera oenighet. Feedback tillåter avsändaren att vidta korrigerande åtgärder genom att sända eller omformulera ett missförstått meddelande. Dock bör återkoppling lämnas snabbt eftersom förseningar kan döda affärsidéer och leda till förlorade affärsmöjligheter.
