När du kör ett klubbmöte, kommunicerar du med alla klubbmedlemmar på en gång, planerar framtida klubbaktiviteter och fattar viktiga beslut. För att driva mötet effektivt måste du vara organiserad och ha en plan. Mötet facilitator upprätthåller ordning under hela mötet samtidigt som alla frågor behandlas på mötesdagens agenda.
Förbered i förväg. Bestäm vad dina mål är för mötet och bilda en specifik handlingsplan för att möta dessa mål. Gör en lista över de ämnen som du kommer att adressera och göra kopior av den här listan för distribution till klubbmedlemmar.
Skapa en inbjudande atmosfär. Servera förfriskningar före mötet och spela mjuk musik när klubbmedlemmar går in i mötesområdet. Detta kommer att skapa en atmosfär som uppmuntrar medlemmarna att koppla av och umgås innan mötet börjar.
Börja i tid. Gör ett meddelande fem minuter innan du planerar att börja. Som klubbmedlemmar hittar sittplatser, dela ut kopior av mötesagendan. Detta gör det möjligt för klubbmedlemmar att se över agendan när du förbereder dig för att börja.
Introducera nya klubbmedlemmar. Icebreaker sessioner är det bästa sättet att introducera nya medlemmar. Få dem att ange var de växte upp, var de gick till skolan och varför de bestämde sig för att gå med i din klubb.
Granska minuter från föregående möte. Detta påminner klubbmedlemmarna om åtgärder som vidtagits under det senaste mötet och ger nya medlemmar en bättre förståelse för aktuella mötesämnen.
Håll dig på uppgift. Följ alltid mötesagendan. Om någon vill diskutera ett ämne som inte finns på din agenda, skriv ämnet på ett separat papper och tackla det under nästa möte.
Tillåt tid för frågor och svar. Klubbmedlemmar kommer sannolikt att ha frågor, så var beredd att svara på dem. Fråga dem med frågor att höja sin hand och ringa varje medlem individuellt. Det här är också en bra tid att uppmuntra klubbmedlemmar att lägga fram förslag till framtida möten.
Sluta i tid. Att ha en viss sluttid bidrar till att hålla tillvägagångssättet på rätt spår. Om klubbmedlemmar har ytterligare frågor eller oro, bjuda in dem att prata med dig efter att mötet har avbrutits.
