Ofta när en organisation söker hjälp till ett projekt, utfärdar det en RFP eller en förfrågningsansökan. Entreprenörer svarar sedan på RFP, beskriver hur de kan hjälpa till med projektet och varför deras företag eller team är det bästa alternativet för jobbet. För att få de mest kompletta svaren och göra rätt val måste RFP: er innehålla en del grundläggande uppgifter.
En RFP måste alltid börja med en introduktion och överblick över den organisation som utfärdar begäran och problemet eller projektet där hjälp behövs. Introduktionen är vanligtvis inte mer än ett stycke eller två, och måste också innehålla förfallodagen för projektet och den föreslagna budgeten. Inkluderar denna information hjälper företag att fatta beslut om huruvida man ska svara på RFP.
projekt detaljer
Den andra delen av en RFP måste ge detaljer om det specifika projektet eller programmet. Ange detaljer om projektets syfte och struktur samt detaljer om teamet som arbetar med det, plats, schema och status. Denna information hjälper respondenterna att förstå projektets sammanhang. De kan sedan skräddarsy sitt svar på behoven hos den begärande organisationen.
Omfattning av tjänsten
En RFP måste specificera vilka tjänster du letar efter från ett externt företag. Denna omfattning av tjänsten är förmodligen den viktigaste delen av RFP, eftersom de svarande företagen kommer att vara mycket noga med att utveckla förslag som uppfyller alla dina behov. Även om du måste inkludera specifika uppgifter som är viktiga för att slutföra projektet måste listan över tjänster vara ganska generella, eftersom varje svarande företag kommer att ha sin egen inställning till projektet. Att ge de externa företagen en detaljerad beskrivning av sina idéer och processer kan hjälpa dig att fatta ett mer informerat beslut om det bästa företaget för jobbet.
Budget
Även om vissa företag som utfärdar RFPs tvekar att inkludera budgetinformation, om du har en strikt budget, inkludera den i RFP. RFP måste inkludera en sektion som frågar företagen att närmare ange hur de planerar att använda budgeten, samt en fördelning av deras fakturerings- och betalningskrav och förfaranden. Inkludera även information om vilken typ av kontrakt du beviljar och kontraktets löptid.
kvalifikationer
När du väljer ett externt företag för att jobba med ditt företag vill du ha det bästa, mest kvalificerade företaget som du har råd med. RFP måste innehålla en sektion där de svarande företagen kan specificera sina kvalifikationer för jobbet. Om du letar efter specifika erfarenheter, fråga då de som svarar på detaljerna om sina färdigheter och erfarenheter inom det området. Dessutom begär referenser, antingen för företaget som helhet eller för de enskilda gruppmedlemmarna.
Utvärdering och inlämning
RFP måste innehålla en uppdelning av utvärderingskriterierna och anvisningarna för att lämna in förslaget. Var tydlig och specifik, med angivande av datum och tid för tidsfristen, samt en specifik adress där du kommer att få förslag. Om det finns omständigheter som skulle leda till omedelbar diskvalifikation, inkludera dem också.
