En ansökningsomgång (RFP) är det tidigaste skedet i en upphandlingsprocess eller processen att erhålla nödvändiga varor eller tjänster. Förslaget till förslag uppmanar potentiella leverantörer att lägga fram ett förslag till den vara eller tjänst som ditt företag behöver. Denna förfrågningsansökan gör förvärvet av nödvändiga varor eller tjänster systematiskt och konkurrenskraftigt och gör det möjligt för ditt företag att välja det bästa alternativet bland kreativa lösningar från flera leverantörer.
Beskrivning
En förfrågningsansökan är inte bara en begäran om en prisuppskattning utan snarare en begäran om en detaljerad rapport som innehåller grundläggande företagsinformation och historia, finansiella data, tekniska förmågor, produktinformation och verifierbara kundreferenser. Förslaget till förslag innehåller i allmänhet detaljerade beskrivningar av det föremål, projekt eller tjänst som begärts för att få korrekta svar från leverantörer. Vanligtvis är förslagsinfordran inte öppen för allmänheten, utan skickas i stället till en tidigare godkänd lista över potentiella leverantörer.
Fungera
En förslagsinfordran tjänar till att erhålla nödvändiga fakta och siffror för att säkerställa goda affärsbeslut för komplexa projekt. Genom RFP-processen måste företagen konkurrera om att tillhandahålla det bästa förslaget för den aktuella varan eller tjänsten för att vinna köparens verksamhet. Detta gör det möjligt för köparen att undersöka flera alternativ för bästa kombinationen av kvalitet, villkor och service till bästa möjliga pris. Förslaget till förslag används också för att uppmuntra leverantörer att komma med kreativa lösningar på de affärsproblem som presenteras i RFP. Eftersom processen för förslagsinfordran kan vara lång och utdragen, bör den endast användas när det behövs för komplicerade projekt.
fördelar
En förfrågningsansökan ger ditt intresse för upphandling som är känt för olika leverantörer och uppmuntrar leverantörerna att erbjuda sin bästa produkt eller tjänst till sitt bästa pris. Från början är potentiella leverantörer medvetna om att urvalsprocessen är mycket konkurrenskraftig. RFP-processen kräver att köparen anger vad den planerar att köpa och leverantörerna faktiskt svarar på begäran. Genom ett strukturerat utvärderings- och urvalsförfarande kan företag och organisationer visa sin objektivitet i urvalsprocessen.
nackdelar
RFP-processen har också sina nackdelar. Eftersom ansökningsförfrågningar kräver mycket arbete både hos köparen och leverantören, kan de vara mycket tidskrävande. Den tid och det arbete som krävs för att förbereda dokument och planera möten kan orsaka förseningar. På grund av hur mycket tid och svårighet det är att svara på en förslagsinfordran, kan vissa företag besluta att inte delta. Att definiera exakt vad företaget vill köpa kan vara svårt, och oklara krav leder ofta till otillfredsställande förslag från potentiella leverantörer. Dessutom kan förslag vara långa och svårt för inköpsbolaget att effektivt utvärdera dem.
Nyckelelement
Välskriven ansökningsansökan bör innehålla flera nyckelelement. Bortsett från grundläggande delar, som en sammanfattning av verksamheten som ska genomföras, en beskrivning av de begärda varorna eller tjänsterna och detaljerade affärskrav, bör förfrågningsansökningar också innehålla information för leverantörer om hur man ska svara. Information till leverantörer bör ingå i hur man ska närma sig köparen, utvärderingsförfarandet som ska användas, önskat förslagsformat, tidsfrist, urvalskriterier som ska användas, kontaktinformation och planerad tidslinje för projektet.
