Interna kontroller är förfaranden som företag utvecklas för att skydda sina tillgångar och för att producera korrekta, tillförlitliga finansiella rapporter. När ett företag inte har starka internkontrollförfaranden kan bedrägerier ske mycket lättare. Organisationer bör skydda sig från möjliga hot genom att ofta övervaka sina interna kontrollsystem och anpassa dem till att bli starkare.
Felaktiga bokslut
Om en organisation upptäcker det finns felaktigheter i sina finansiella rapporter kan det vara ett problem med organisationens interna kontrollsystem. En grundläggande grund för intern kontroll är principen om arbetsuppdelning. Det innebär att olika anställda hanterar olika delar av redovisningsuppgifterna. Om samma person hanterar alla uppgifter är det ett tecken på ett svagt internkontrollsystem. Om felaktigheter uppstår i den finansiella rapporteringen, bör ett företag undersöka de redovisningsförfaranden som används.
Saknad dokumentation
Om ett företag inte kan hitta vissa dokument, som fakturor eller inköpsorder, kan detta vara ett annat tecken på svaga kontroller. En organisation utvecklar förfaranden för inspelning, inlämning och arkivering av dokumentation. Om ett dokument går förlorat finns det en god chans att det finns problem i företagets processer. Om en anställd har för mycket kontroll kan han manipulera dokumentation för att lura företaget.
Brist på skriftliga förfaranden
Varje process och aktivitet som en organisation använder bör ha skriftliga rutiner att följa. Utan skriftliga förfaranden kanske anställda inte känner till de korrekta rutinerna och kan slutföra aktiviteter på fel sätt. Ett starkt internt kontrollsystem har skriftliga rutiner och policyer för all affärsverksamhet.
Kundklagomål
Ett annat tecken på ett svagt internkontrollsystem är ett högre än vanligt antal kundklagomål. Organisationer bör utveckla ett system för att se till att kunderna är nöjda med produkterna och tjänsterna. Om det finns ett stort antal klagomål, bör ledningen se på problemet och förstå att det kan vara en svaghet i sina interna kontroller.
revisioner
Organisationer anlitar revisorer för att bestämma hur exakt de finansiella rapporterna hålls. En revision kommer att avslöja problematiska områden, hot, risker och andra potentiella problem. Om ett företag inte anställer en revisor regelbundet kommer dessa hot att upptäckas. Det är en vanlig affärspraxis för företag att regelbundet genomföra revisioner.
