Interna kontroller är policyer och förfaranden som företagen använder för att förhindra fel och bedrägerier, vilket kan innefatta stöld, förskingring, favoritism eller mattefel i finansiella dokument. Du behöver inte vara en auktoriserad revisor eller ha en ekonomisk examen för att inrätta användbara interna kontroller i ditt företag eller fastställa policyer för dina anställda att följa.
Kontrollera medtecknare och godkända signatörer
En av de vanligaste interna kontrollerna för småföretag är kravet på att kontrollerna ska undertecknas. Detta hjälper till att hindra en person från att skriva en check till sig själv eller godkänna en olämplig betalning. Om ditt företag skriver många kontroller varje månad kan du införa en policy som bara kräver två signaturer på kontroller som är mer än ett visst dollarbelopp, till exempel $ 500. Se till att du har ett signaturkort på din bank med signaturer från auktoriserade signatörer. Detta gör det möjligt för banken att kontrollera underskrifter innan betalning sker.
Bankavstämningar
Många företag registrerar alla sina betalningar och kvitton i en huvudbok, som är en rekord över företagets finansiella transaktioner. Uppgifterna i en bokföring baseras på kontroller, kontantbetalningar och kontanter, elektroniska inlåning eller mottagna kreditkortsbetalningar. För att hjälpa till att upptäcka mattefel och bedrägliga poster, utför en bankavstämning varje månad, jämföra ditt kontoutdrag till din huvudbok. Ditt kontoutdrag kommer att innehålla alla insättningar du skapat eller mottog elektroniskt och visar alla betalningar du gjort. Det kommer även att innehålla eventuella bankavgifter som du betalat, så att du kan inkludera dem i din huvudbok.
Anskaffningsförfaranden
För att säkerställa att du får mest värde vid köp, skapa en intern kontroll som anger policy för inköp. Detta kan innefatta endast användning av godkända leverantörer, som kräver konkurrenskraftiga bud från entreprenörer eller genomföra priskontroll av flera leverantörer innan man väljer en. Det kan innebära att din kontorschef måste kontrollera onlinepriser på flera kontorsaffärer innan du beställer kontorsmaterial, möbler eller annan utrustning.
Återbetalningsregler
Skapa en formell utgiftspolitik för anställda för att minska kostnaderna för höga resor, logi, underhåll och måltider. Om du tillåter att anställda bokar sin egen resa och logi vid konferenser eller mässor, kan de boka flyg och rum som tjänar dem mest belöningspoäng, i stället för att välja de billigaste bokningarna. Kräv att alla resekostnader ska godkännas av en handledare i förskott och att alla kostnader för ersättning inkluderar kvitton.
revisioner
Att ha ett köp av tredje part, finansdokument, tidskrifter, kostnadsersättningar och andra affärsaktiviteter kan hjälpa till att upptäcka och minska fel och bedrägeri. Interna revisioner tillåter en anställd eller avdelning att granska ett annat arbete. Externa revisioner tar in en utomstående entreprenör eller ett företag för att se över din personals arbete. Det kan innebära att du anlitar en auktoriserad revisor för att granska dina böcker varje månad eller kvartal. Genomföra en inventeringsrekommendation kan du se om du har problem med stöld, överleverans eller brott.
