Dokumentation av interna kontroller och processer kan vara utmanande. Komplexa processer presenteras i en lättförståelig stil och det är ingen enkel uppgift. Du måste ha utmärkta kommunikationsförmåga, både muntligt och skriftligt, för att göra ett bra jobb. Steg för att skapa bra dokumentation innebär intervjuer med anställda, observation, utvärdering och organisation. En viktig aspekt av att skapa dokumentation är att möjliggöra ändringar senare. Processer förändras och som ett resultat måste dokumenten också ändras.
Intervju anställda. Det är det första steget i denna process. Gör inte antaganden och ställ frågor för att dubbelkontrollera din förståelse. Be om anställda att visa dig vad de pratar om. Om någon behöver godkänna ett papper, be om att se det papperet. Vissa människor gillar att använda en bandspelare och sedan transkriberar de informationen. Det kan vara en bra idé om någon pratar och visar processen samtidigt med många detaljer. "Visa och berätta" är vägen att gå.
Observera din omgivning. Om processen är att bifoga fakturor för att kontrollera förfrågningar, t ex notera om detta verkligen görs. Många gånger säger människor dig rätt sätt att göra en viss process, men det betyder inte att det är så som det görs. Eftersom du dokumenterar verkligheten kan det vara värdefullt att följa processen för att lägga till god information som inte är uppenbar under intervjun. Titta på påfyllningsskåp och notera vilka papper människor har på sina skrivbord.
Utvärdera effektiviteten av en process samtidigt som den dokumenteras. Om du ser processer som inte fungerar eller utförs två gånger, gör en notering av den. Det här är det bästa sättet att lägga till värde för dina arbetsdokumentationsprocesser. När du utvärderar en process tittar du objektivt på det och du kan lägga fram förslag till förbättringar. Se till att följ protokollet när du gör rekommendationer. Kom ihåg: Om processer förändras på grund av dina rekommendationer måste du dokumentera de förbättrade processerna - inte bara den gamla.
Fildokumentation i bindemedel och online i mappar. Att ha mallar för att standardisera dokumentationen hjälper till att hålla det lätt att läsa. Varje bindemedel eller mapp ska ha ett index med information om ett område. Du kan till exempel ha ett bindemedel om Betalningsbara Betalningar där du kan föra berättelser och flödesdiagram som dokumenterar processen. Det kan hända att du har ett annat bindemedel om löneavgifter och ännu en annan om kundfordringar. Att separera dokumentationen om processer kan hjälpa användare att hitta information. Har samma organisation på alla bindemedel avseende ordering av dokumentation, innehållsförteckning framför, etc. Detta är mycket viktigt när förändringar behöver göras och ett specifikt objekt behöver hittas snabbt.
tips
-
Använd Word eller annat program för att skapa din dokumentation.
Tänk på dokumentationsprogramvara som är specifik för din bransch som kan spara tid på att skriva och organisera. Överväg att göra både berättelser och flödesscheman för att förbättra tydligheten Undvik att använda jargong eller initialer
Andra överväganden inkluderar: Skriv korta meningar och undvik passiv röst; utsmyck inte det eller antyda domar. Skriv till exempel inte den trevliga receptionisten. Skriv om receptionisten. Använd inte riktiga namn på personer - använd alltid positionsnamn och håll dem konsekventa i hela dokumentationen. ha en chef eller en handledare läs din dokumentation för att se till att den är korrekt; och var uppmärksam på konfidentiell information i dokumentationen. Visa inte exempel på kontrollsignaturer eller visa konfidentiell löneinformation i den.
Varning
Var medveten om användarna av din dokumentation. De kan inte bara omfatta interna personer, utan även revisorer och andra intressenter. Detta är mycket synligt. Så se till att ditt arbete inte har någon pinsam grammatik eller stavfel.
